会員管理システムの機能と導入時の比較ポイントとは?導入事例も紹介

会員管理システムとは、氏名や住所などの会員の情報を管理するためのシステムです。会員管理システムを導入すると会員情報を一元管理できるため、情報整理のほか、検索や編集もしやすくなります。

会員情報を効率よく管理・分析できれば、マーケティング戦略のヒントを得られる可能性もあります。そのため現在、会員登録システムの導入を検討している企業は増えつつあります。

そこでこの記事では、会員管理システムの概要と機能、メリットについて解説します。導入時に役立つ、会員管理システムを比較する際にチェックすべき点についても紹介しており、会員管理システムの導入を検討している方に役立つ内容になっています。

1.会員管理システムとは

会員管理システムとは、サービスやECサイトに登録した会員の情報を効率よく安全に一元管理できるシステムです。

現状、Excelやスプレッドシートのファイルで会員情報を管理していることが多いかもしれません。しかし、ファイルでの管理では、会員数が増加すればするほど手間が増え、ミスが発生する頻度が高まります。

また、入力方法や項目設定が、入力する担当者ごとにバラバラになりがちなため、担当者が変わるときの引継ぎに手間取り、時間がかかります。メールマガジンの送付や宛名を印刷する際には、必要な情報を抽出する作業が必要です。Excelやスプレッドシートでの管理は、デメリットが多いです。

このような手間とミスの発生の削減に、会員管理システムが役立ちます。会員のデータをシステム上で一元管理するため、情報が整理され、データの検索や編集がしやすいです。特に、メールアドレスや会員ランクのような情報を絞って抽出したいときには、会員管理システムが非常に便利です。

2.会員管理システムの主な5つの機能面

会員管理システムには、さまざまな機能があります。この項目では、会員管理システムの機能のうち主な5つの機能をピックアップして紹介します。

①会員データ管理

会員管理システムという名前の通り、会員データの管理機能があります。会員の氏名や住所などの基本的な個人情報のほか、購入履歴、決済方法、決済履歴、イベントなどへの参加履歴など、会員に関するデータを記録できます。

会員管理システムの会員データ管理では、会員の個別データだけでなく、会員数や会員の属性の内訳の確認や会員を分類し抽出して分析もできます。

②会員サイト管理

会員管理システムでは、会員のマイページの設立や管理も行えます。最近では、会員同士で交流できる機能を備えた会員管理システムも登場しています。

③メール配信によるアプローチ

会員管理システムの多くにプロモーション機能が備わっており、メール配信やアプリのプッシュ通知などで会員にアプローチし、商品の購入、イベント参加、サイトの利用などを促すことができます。中には、イベントの告知ページの開設、参加者管理、参加者へのメール配信などができる会員管理システムもあります。

④決済

会費や受講料、商品代金などを決済できる会員管理システムもあります。もしも決済機能がない会員管理システムを導入した場合、決裁に関するシステムを別途契約し、紐づけする必要があります。決裁が必要な事業を展開しているなら、あらかじめ決済機能がついているシステムを選ぶといいでしょう。

⑤会員サポート

会員管理システムには会員サポートのための機能があり、会員から寄せられるさまざまな意見を蓄積することができます。どのような意見が多いか分析すれば、商品やサービスに取り入れ、反映できます。会員からの問合せへの対応をマニュアル化できるため、会員への返信がスムーズです。会員の意見に対し、適切なフィードバックをスピーディにすることで、満足度の向上が見込めます。

3.会員管理システム導入メリット

会員管理システムを導入すると、会員はもちろん、導入した企業側にもさまざまなメリットがあります。この項目では、会員管理システムを導入する企業側にとってのメリットを4つ、紹介します。

事務作業が効率化できる

顧客の情報をデータベース化できるため、情報を効率的に管理できます。会員の申し込みから変更、退会までを一元管理でき、情報管理の手間が大幅に削減できます。

また、システム経由で決済できるシステムなら、会員システム上で会費やイベント参加費などの集金が可能です。支払いの有無も管理画面から確認できるため、入金管理の事務作業に手間取りません。予約システムや経理システムと連携させれば、売上管理のような後続業務の効率化も実現します。

会員情報が蓄積されることにより、分析把握が可能

会計管理システムに蓄積された会員情報を分析すると、会員の好みを把握できます。分析結果は、会員が愛着を持てる商品やサービスの開発や、マーケティング活動に活用できます。

会員情報の分析は、LTVの最大化につながります。LTVとは「Life Time Value」と呼ばれる指標で、顧客生涯価値のことを指します。会員1名から得られる利益の総額を表します。会員情報の分析は、結果的に、LTVを高めることにつながります。

セキュリティ対策

会員のログ分析機能がある会員管理システムのうち、アクセス権限の設定やログ管理機能が搭載されているものなら、会員情報漏洩のリスクを軽減できます。

会員管理システムでは会員の個人情報を管理します。社内にセキュリティシステムを構築できる人材が不在の場合、会員管理システムそのものに搭載されているセキュリティ対策は非常に重要です。

会員管理システムには、パッケージ型や永久ライセンス型、クラウド型があり、近年の主流はクラウド型です。クラウド型は、事業者が提供するサービスをインターネットを通じて利用します。利用者はソフトやサーバーの導入が不要なため、近年では多くの企業がクラウド型の会員管理システムを利用するケースが増えています。

クラウド型の会員管理システムは、サービスを提供する事業社側がセキュリティ機能を行います。日々進化するウイルスやマルウェアにもいち早く対応してくれるのは、大きなメリットだと言えるでしょう。

プロモーションの強化

会員の購入履歴やイベント参加などの利用履歴がデータベースに反映されるため、最適なプロモーションが可能です。メールマガジンやLINEメッセージ、アンケートの配信などをシステム上で設定でき、会員のニーズに応じたアプローチが可能です。情報の配信を通じて、会員との接点を作りやすいところも会員管理システムのメリットです。

もう1つ、会員管理ツールを導入するとオンラインで会員登録ができるため、手続きの手間を減らせるのもメリットです。紙ベースでの登録と比較して手続きを簡略化できるため、申し込みのハードルを下げることにもつながります。

4.会員管理システムの比較ポイント

実際に会員管理システムの導入を検討する際、どのような点を比較すればいいのでしょうか?
 
この項目では、会員管理システムを比較する際に見るべくチェックポイントを3つに絞り、どのような点に着目すべきか、解説します。

機能面

会員管理システムの機能面でチェックすべき点は、次の3点です。

・決済機能の有無

・入退室管理機能の有無

・管理画面の操作性と対応デバイス

決済機能の有無

会員管理システム上で決裁が必要なビジネスモデルの場合、決済機能の有無は必ず確認すべき機能です。決済機能を搭載した会員管理システムを導入すれば、すぐに使えて便利です。決済機能を持たない会員管理システムの場合、決済システムを別途用意し、紐付けなくてはならないからです。この場合、契約や設定に手間がかかるうえコスト面での負担が余分にかかります。

決済機能を搭載している会員管理システムでは、決裁が発生してからコストが発生するものが多いため、コストを抑えながら運用できます。ただし、決裁ごとの手数料がかかるシステムの場合、決裁の総額が高額になるほど手数料も割高になるので、注意しましょう。

入退室管理機能の有無

会員管理が必要な施設がスポーツクラブやコワーキングスペースなど、特定のスペースに会員が訪れるサービスの場合、入退室管理機能があると便利です。QRコードでの会員証の発行、スマートロックとの連携などができるといいでしょう。入退室管理機能があると、会員の入退室の管理を自動で行えるため、受付業務を省力化できます。

学習塾のような未成年者が利用するサービスの場合、生徒の入退出の記録を保護者にメール配信できるものもあります。このようなサービスがあると、利用者の満足度の向上につながります。ただし、オンラインで完結するセミナーやスクールの場合、この機能は必要ありません。

管理画面の操作性と対応デバイス

導入した会員管理システムを確実に運用していくには、PCスキルに自信がない従業員でも操作しやすい管理画面であることが重要です。会員管理システムの中には、会員登録サイトそのものの構築がスマートフォンで完結できるものもあります。また、わからないことがあるときのサポート体制もチェックポイントです。

利用料金面

前述の通り、会員管理システムには、パッケージ型や永久ライセンス型、クラウド型があり、それぞれ導入コストやランニングコストが異なります。機能や利用する会員の人数によっても費用が異なるため、自社のビジネスモデルに合うものを選ぶべきです。

近年主流となりつつあるクラウド型の会員管理システムの費用の相場ですが、初期費用は0円〜数万円までさまざまです。クラウド型の場合、クラウドサーバー上にデータを保管するため、物理的な準備は不要です。これにより、初期費用が安価であったり、無料であったりします月額料金は、会員数に応じて決まることが多いです。

とはいえ、どのタイプの会員管理システムを選んでも、サポートの利用や使用する機能によっても価格が変わります。見積もりを取って比較することをおすすめします。

セキュリティ面

会員情報は個人情報にあたるため、登録情報が堅く保護されていることは必要不可欠です。データベースへの不正アクセスや不正な攻撃を防ぐには、脆弱性診断と対策が高頻度で行われているシステムであることが重要です。システムの提供事業者が、プライバシーマークを取得しているかどうかも判断材料の1つです。

5.会員管理システム活用事例

この項目では、会員管理システムの活用事例を3つ、紹介します。導入時の参考にしてください。

①提携クレジットカード会社へのポイントシステム提供事例

株式会社エムアイカードは、三越伊勢丹グループのクレジットカード会社です。同社では、外部提携先への提携クレジットカードの発行および運用サービスを提供しており、新たな提携先である商業施設が発行するクレジットカードのポイントシステムの提供に、株式会社日立ソリューションズが提供するマーケティングソリューション「PointInfinity」を活用し、開発期間の短縮とコスト削減を実現しました。

また、この提携先へのポイントシステムの提供に向けてポイント管理システムを導入したことで、さまざまな単位での分析や新しい切り口での顧客情報の取得が可能になりました。

参照:https://www.hitachi-solutions.co.jp/pointinfinity/case02/

②セレクトショップが運営するECと店舗の顧客情報の一元化

株式会社ナノ・ユニバースは、全国展開しているセレクトショップです。同社では、ECサイトと店舗POSシステムを導入しており、それぞれに会員システムとポイントサービスを運用していました。課題は、今後、O2O施策やオムニチャネル戦略の実施に向けて、顧客情報の一元化と情報の集約が必要となったことです。

会員管理システムとして株式会社フュートレックが提供するCRMツールを導入しました。導入によって顧客情報とポイント情報が統合されたことにより、会員ランクによりポイント制度の整備と店舗とECサイトそれぞれで付与されたポイントの共通化が進み、顧客の利便性が向上しました。

さらに、店舗とECでの顧客の買い回りの足跡の分析や、クーポンの配布やポイント施策の展開によって、チャネルを横断して施策の効果を測定できるようになりました。結果的に顧客との関係強化と離反防止施策を効果的に実行できるようになったと手応えを感じていると言います。

参照:https://www.is-visionary.com/case/case_2.html

③会員向けポイントシステムを活用してリピート率をアップする焼肉店

関村牧場直送和牛 焼肉くらべこは、大阪府狭山市にある地域密着の焼肉店です。同社では、株式会社ピーカチが提供するクラウド型の顧客管理+ポイントシステムを、店のオープン当初から導入しています。

初めは会員にメールを送っても回収件数が少なく、利用する意味があるか考えたことも合ったと言います。そもそも新規登録者が少ないのは接客を担当する従業員にポイントシステムの概要を理解していないからだと気づき、ミーティングで周知したところ、お客への説明機会が増加し、現在では来店するお客の半数近くが新規会員登録をしています。

郊外店だからこそ、必要なのはリピーターや常連客と考え、会員を引きつけるアイテムとして、会員システムを活用しています。会員限定のメニューや特典の用意がリピート率向上につながり、現在では、会員のリピートが圧倒的に増えていきました。また、月に1度送られてくるCRMのデータから自店の長所や課題を発見できるため、課題解決もスムーズです。

参照: https://p-kachi.jp/case/01.html

6.会員管理システムを活用して顧客満足度の向上を目指そう

インターネットの普及によって顧客や会員データが膨大になる傾向があるため、会員管理システムはビジネスに必要不可欠になりつつあります。会員情報の一元管理とデータベース化と顧客や会員に向けた適切なアプローチをしたいなら、会員管理システムの導入は必須と言えるでしょう。会員管理システムとして、顧客管理システムであるCRMを活用することもできます。

Merが提供するpipedriveは、エストニア発のCRM/SFAツールです。リードや案件の管理、顧客とのやりとりの追跡、タスクの自動化、分析とレポート機能など、顧客管理を支援する機能を数多く搭載しています。

pipedriveに蓄積した顧客データのうち、購入履歴や連絡先情報を活用して、顧客それぞれに適切なメールやメッセージを届けることができます。フォローアップメールやニュースレターなどの面倒な仕事を自動化できるうえ、顧客が喜ぶような流れを提供できるようにします。

pipedriveには4プランあります。どのプランも初期費用0円、年間払いの場合、月額1,500〜6,000円/1ユーザーで利用できます。14日間のフリートライアル期間を設けており、使いやすさを確認してから導入できますので、ぜひお試しください。