営業アシスタントの業務内容と業務効率化に役立つITツールを紹介

営業アシスタントは、営業担当者を支える縁の下の力持ちのような仕事です。顧客対応がコア業務である営業担当者に代わってバックオフィス業務を担い、時には商談に同行するなど営業活動を直接的にサポートすることもあります。

この記事では、営業アシスタントの業務内容や営業アシスタントに求められるスキルを解説します。また、営業アシスタントの多岐に渡る業務を効率化できるITツールを4つ、厳選して紹介します。

1. 営業アシスタントとは

営業アシスタントは、営業職をアシストする役割を担います。営業事務の業務である営業に関する事務処理の業務に加え、取引先に同行するなど直接的な営業活動のサポートまで行う職種を指します。

2. 営業アシスタントの仕事内容

営業アシスタントの仕事内容は、営業事務に比べ、かなり広いことがわかります。ここでは、営業アシスタントの具体的な仕事内容を紹介します。

書類・資料作成

見積書などの書類や、プレゼン資料、会議に使用する資料の作成など、営業活動に必要な書類や資料の作成は営業アシスタントの仕事です。営業担当者に代わり、このような書類を作成します。

どの書類も、正確さが求められます。記載した内容に不備や誤りがあれば、アシストしている営業担当者が困ってしまいます。誤字脱字や数字の誤りがあると、資料そのものの信憑性に疑問を持たれます。こちらも正確さがモノを言う仕事と言えます。

顧客とのコミュニケーション

電話やメール、チャットツールなどを使った顧客対応も営業アシスタントが担当します。営業担当者に替わり、営業アシスタントが問い合わせに対応することもあります。そのため、自社の商品やサービスについて十分理解しておく必要があります。ある程度の内容は誰にも頼らずに解決できるようにしておくと、営業担当者にとって、頼れる存在になるはずです。

受発注業務・請求書発行等

営業アシスタントは、受発注業務を担当するケースもあります。取引先からの発注を受けたら、在庫状況の確認から納品まで、関係する部署に指示します。欠品や取り扱い終了、在庫払底などの場合、取引先に状況を知らせます。欠品なら最短の納期を伝え、取り扱い終了や在庫払底の場合は代替となる商品を紹介します。営業アシスタントは、顧客をサポートする業務も行います。

 スケジュール管理・MTG設定

営業担当者のスケジュール管理やMTG設定も営業アシスタントが担当します。取引先への訪問スケジュールの管理はもちろん、時にはアポイントを取ることもあります。出張の際の宿泊先や移動手段の手配、社内でのMTGなら会議室の予約などの手配業務も営業アシスタントが行います。

細かな業務のように感じられますが、不備があると営業担当者の業務がスムーズに進みません。細心の注意を払って取り組みます。

3. 営業アシスタントとして注目を集めるための必要項目

営業アシスタントは、営業担当者はもちろん顧客との接点が多いうえ売上に直結する業務を担うため、求められるスキルが多い職種と言えるでしょう。
 
この項目では営業アシスタントに求められるスキルについて、解説します。

スピード感をもった仕事遂行力

営業アシスタントには、状況に応じてスピーディに対応できることが求められます。営業担当者のコア業務は顧客対応です。そのため営業アシスタントは、顧客の都合を最優先にしなければなりません。

ルールやマニュアルがあったとしても、突発的にイレギュラーな対応が求められることがあるため、無理な申し出であっても、どうすれば応えられるのか考えられる臨機応変さも重要です。もちろん、独断で行動するのはいけませんが、顧客の要望を汲んで営業担当者に伝え、解決方法を検討します。

こうした突発的なイレギュラーな事柄に動揺せずに対応できる営業アシスタントは、営業担当者にとって頼もしく、注目を集める存在となるでしょう。

コミュニケーションが丁寧で早い

顧客と直接やりとりすることが営業アシスタントは、高いコミュニケーションスキルが必要と言えるでしょう。営業担当者はもちろん関連する部署、顧客や見込み客など、接するあらゆる人との円滑なコミュニケーションが求められるからです。

例えば、新規の見込み客から問い合わせの入電があった場合、営業アシスタントが丁寧かつ正確に対応し、資料や見積もりの送付をスピーディに行うことで、受注につながる可能性が高まります。

このように、丁寧かつスピーディなコミュニケーションが、あらゆる人との信頼関係を築くのに役立ちます。営業アシスタントにとって、コミュニケーションが丁寧で早いということが大きな武器となることがわかります。

気配りや心遣いができる

営業アシスタントが気遣いや心配りができると、業務全体を円滑に進められます。営業スタッフや顧客が、求めていることを察してスッと動けるのは、なかなかできることではありません。サービス業の経験者が向いている職業だといわれるのは、このような点にあるのかもしれません。

正確性

事務処理の正確性とスピードを身につけてもらうことは重要です。いくら気遣いや心配りが素晴らしくても、業務の正確性が担保されていなければ、営業スタッフに余計な手間と時間をかけさせることになります。実務的な能力を高める教育は必須であるといえます。

4. ITツールを使いこなすことが今後の営業では重要なカギ

2020年以降の新型コロナウィルスの影響によってリモートワークが一気に広まり、営業活動にもオンラインを取り入れる企業が増えています。営業担当者はもちろん営業アシスタントも、オフィス以外の場所で仕事に従事する機会が増えており、今後の営業活動においては、ITツールの導入と活用がカギを握っています。

5. 営業活動を支える主なITツールと活用事例

営業活動を支えるITツールには、コミュニケーションツールや名刺管理ツール、営業支援ツールなどさまざまなものがあります。

ここでは、それぞれの特徴とおすすめのITツールを紹介します。

コミュニケーションツール「Slack」

営業所など複数のオフィスがある企業やリモートワークで働く人が多い場合、コミュニケーションツールを利用するのが便利です。
 
社内のコミュニケーション不足は、社員のモチベーション低下や不正行為の発生、顧客との信頼関係の悪化などにつながると言われています。こうしたデメリットを回避するためにも、離れた場所で仕事をしている社員同士が気軽にコミュニケーションを取れるコミュニケーションツールの導入は、非常に有効だと言えます。
 
なかでもビジネス向けのチャットツールであるSlackは、インターネットに接続できる環境ならすぐに利用できます。PCはもちろん、スマートフォンやタブレットでも使えるため、場所を選ばずに利用できるのが魅力です。
 
Slackが備えている主な機能は以下の通りです。
 
・チャンネル機能
・チャット機能
・通知機能
・ファイル共有機能
・メッセージ編集機能
・検索機能
・ビデオ通話機能
・リマインド機能
・ステータス機能
・ワークフロービルダー など
 
グループチャットを行う部屋のことを、Slackではチャンネルと呼びます。チャンネルにはメンバーが自由に参加・退出できる「パブリックチャンネル」と、招待された人だけが参加できる「プライベートチャンネル」の2つがあります。
 
プロジェクトチームや部署ごとにプライベートチャンネルを設定して利用することもできますし、会社全体のチャンネルとしてパブリックチャンネルを活用することもできます。また、1対1で会話できるダイレクトメッセージ機能もあります。
 
Slackは、Googleドライブをはじめとした外部ツールとの連携も可能です。すでに導入済みのツールを組み合わせれば、さらに仕事の効率が上がっていくことでしょう。営業アシスタントにとっては、営業担当者とのやりとりがスムーズになり、業務効率アップに繋がります。

名刺管理ツール「Sansan 」

Sansanは、法人向けのクラウド型名刺管理サービスです。名刺をスキャナーやスマートフォンアプリで読み取ると名刺情報を正確にデータ化します。名刺の情報が蓄積され、人脈のデータベースを自動生成できるのが魅力です。
 
従来では、顧客情報を営業担当者が個人で管理していました。ところが、Sansanを導入すれば、名刺という顧客情報を社内で一元管理できるようになるため、マーケティングに役立てられるようになります。
 
Sansanには他に、社内の連携を促進する機能や顧客データを統合・リッチ化する機能が備わっています。営業アシスタントは、顧客からの問い合わせ対応などに、こうした情報を役立てることができます。

バックオフィスツール「freee」

クラウド会計システムであるfreeeには、経費生産機能や請求書機能などが備わっており、営業アシスタントが担う経理業務の効率化に役立ちます。クラウド型なので、職場のパソコンからはもちろん、スマートフォンやタブレット端末などからアクセスできます。プランによって登録できるユーザー数は変わります。
 
freeeは単なる会計システムではなく、ERP型の会計システムです。ERP型とは、業務全体の効率化を実現するシステムを指し、freeeの場合、見積書、請求書、経費精算、決算、債権管理など、経理に関するあらゆる作業を効率化できます。
 
営業アシスタントの業務の一環である見積書や請求書の作成、営業担当者の経費精算などにfreeeは大いに役立つはずです。こうした業務の効率化と時間コストの削減が期待できます。

営業管理ツール「pipedrive」

pipedriveは、エストニア発の顧客管理および営業支援ツールです。pipedriveの機能は、リード管理、商談管理、顧客管理、行動管理の大きく4つに分けられます。リードや案件の管理、顧客とのやりとりの追跡、タスクの自動化、分析とレポート機能など、営業活動を支援するための機能を数多く搭載しています。
 
顧客管理では、視覚的なパイプラインで情報を見える化しているため、顧客とのやりとりやタスクがわかりやすいです。ワークフローの自動化も容易に作成できるため、入力漏れや入力ミス、入力の不可を軽減できます。
 
モバイルアプリもあり、タスクのチェックや案件確認、更新などの必要な操作をどこにいても行えます。また、メールやカレンダーなど、今使っているグループウェアと双方向同期できるため、入力の負担を軽減できます。先に紹介したSlackやzoomなどとの連携も可能です。

6. 営業アシスタントの幅広い業務をITツールで効率化しよう

営業アシスタントの業務は、書類・資料作成、顧客とのコミュニケーション、受発注・請求書発行、営業担当者のスケジュール管理と、非常に多岐に渡ります。その上、ミスが許されず、スピーディに進めることが求められるため、激務と言っても過言ではないでしょう。

そうした業務を効率化しスムーズに進めるために、ITツールの導入は非常に有効です。特に顧客管理ツールであるCRMや営業支援ツールであるSFAは、営業アシスタントはもちろん、営業担当者の業務改善と効率化にも大きく役立つはずです。Merが提供するpipedriveには4プランあります。どのプランも初期費用0円、年間払いの場合、月額1,500〜6,000円/1ユーザーで利用できます。14日間のフリートライアル期間を設けており、使いやすさを確認してから導入できます。ぜひお試しください。