不動産業の顧客管理システムの選び方と汎用型ツールの活用法
不動産の賃貸や売買仲介において、成約件数の獲得を強化するのに、顧客管理システム（CRM）を導入するといいでしょう。ポータルサイトや店舗への問い合わせへの対応をよりスピーディーにするのに、顧客管理システムは非常に有効です。
この記事では、不動産向け顧客管理システムの概要と、不動産向け顧客管理システムで解決できる業界特有の課題について紹介します。加えて、不動産業界でも汎用型の顧客管理システムで対応できるかどうかについても解説します。
不動産業向けの顧客管理システム（CRM）とは
不動産業向け顧客管理システム（CRM）は、不動産業務専門の機能を備えたCRMです。顧客管理システムに蓄積した顧客の詳細な情報とその行動を分析することで、個々の顧客に適したアプローチが可能になります。
不動産業界においては、成約に向けて、来店率や成約率の向上は非常に重要です。インターネットの普及により顧客との接点が多様化しているため、効率よく顧客を獲得するには、これまでの方法に頼るだけでなく、広範囲の情報を集約し、管理することが重要です。
顧客管理システムで解決できる不動産業界の課題
不動産業界は、以下のような課題に直面しています。
- 営業活動の効率が悪い
- 古くからの営業手法から脱却できない
- 属人化しがち
営業活動の効率が悪い
不動産業界における従来の業務プロセスは、多くの場合、時間がかかり非効率的です。手作業での物件登録や、対面営業のみに依存するなど、昔ながらの方法が今でも広く使われています。
このようなアプローチでは、顧客情報の記録、書類作成、顧客とのコミュニケーションに多大な時間と労力がかかり、業務の効率は低下します。その結果、顧客のニーズに応えられず、機会の損失につながることもあります。
顧客管理システムの導入で営業業務を効率化できる
不動産業界向けの顧客管理システム（CRM）を導入することで、営業効率を大幅に改善することが可能です。CRMの活用により、かつては担当者によって分断されていた各業務プロセスを統合し、効率化することができます。
CRMを活用することで一元管理できる業務例は以下の通りです。
- 物件に関するお問い合わせの管理
- 物件確認の自動応答機能
- ウェブサイトを通じた内見予約の管理
- 商談の進捗管理
- 賃貸契約や物件売買契約の管理
- 自動化されたメール配信による顧客フォローアップ
これらの機能により、不動産業界の企業は顧客対応のスピードと質を向上させ、結果として来店率や成約率の増加を期待できます。また、業務プロセスの効率化は、従業員の作業負担を軽減し、より戦略的なタスクに注力できる時間を生み出します。
古くからの営業手法から脱却できない
不動産業界では、伝統的な営業手法と業務プロセスが長年にわたり維持されてきました。しかし、デジタル技術の普及、特にホームページやソーシャルメディアの浸透、さらには新型コロナウィルスの影響によって、消費者の購買行動やニーズは大きく変化しています。
今日では、多くの人々がスマートフォンアプリやソーシャルネットワーキングサービスを通じて不動産情報を検索し、アクセスしています。
このような変化に適応しない限り、従来の営業手法や業務プロセスは時代遅れとなり、顧客対応の際に障害となり得ます。現代の消費者ニーズに対応し、より効果的に顧客とコミュニケーションを取るためには、古い慣習からの脱却が必要です。
顧客に合わせた連絡チャネルで対応できる
不動産業界向けの顧客管理システムの導入は、このような課題に対処するための有効な手段です。例えば、LINEやその他のソーシャルメディアプラットフォームによる連絡チャネルの一元化は大きなメリットをもたらします。これにより、不動産に関する問い合わせを担当者だけでなく、チーム全体で対応できるようになり、顧客の満足度を高めるスムーズなコミュニケーションが可能になります。
また、CRMシステムを活用することで、顧客情報や問い合わせの履歴などすべての重要なデータを一箇所に集約し、部署間での情報共有も容易になります。これにより、チーム全体が一丸となって顧客対応を行うことができ、データ駆動型の営業戦略を策定し実行することが可能になります。
顧客のニーズに応じた柔軟な対応能力と効率的な情報共有は、不動産業界における競争優位性を高める上で不可欠です。したがって、現代の顧客ニーズに合わせて営業戦略を進化させるためには、顧客管理システムの導入が重要な役割を果たします。
属人化しがち
不動産業界における属人化の問題は、顧客管理と営業活動の効率性において大きな障害となることがあります。多くの場合、特定の顧客や物件に対する詳細な情報は、特定の担当者に依存する傾向があります。
これにより、その担当者が不在の場合や退職した場合に、重要な情報が他のチームメンバーと共有されない状況が発生し、顧客対応に遅延や不備が生じる可能性があります。また、異なる支店や事業所間での情報共有が困難なため、顧客が異なる地域でのサービスを求めた際に迅速な対応ができないという問題も生じます。
脱属人化により営業部門全体の業績向上につながる
不動産業界向け顧客管理システムの導入は、この属人化問題に対する有効な解決策だと言えるでしょう。
CRMシステムを使用することで、顧客情報、物件データ、商談履歴などの重要なデータを1箇所に集約し、チーム全体がアクセスできます。これにより、個々の担当者が保持していた情報がチーム全体で共有され、担当者の不在時でも他のメンバーがスムーズに対応できるようになります。
さらに、顧客管理システムによって個々の営業員の知識と経験を、営業部門内での成功事例の共有を容易にします。このようにして、営業部門全体の知識とスキルの底上げが図られ、全体としての業績向上に貢献します。
顧客管理システムによるデータの集約と共有は、営業活動の透明性を高め、部門全体の調整と協力を促進します。また、退職者による知識の喪失リスクを軽減し、組織内でのノウハウの継承と発展を支援します。
結果として、顧客管理システムの導入により、不動産業界における営業部門は、より効率的で成果を出しやすい組織へ変化していくことができます。
不動産業に特化した顧客管理システム（CRM）の主な機能
この項目では、不動産業に特化した顧客管理システムの主な機能として以下の4つを挙げて解説します。
- 賃貸ポータルサイトで得た顧客情報の自動登録
- 顧客情報と対応履歴の管理
- 見込み顧客・既存顧客へのメール送信
- LINEとの連携
賃貸ポータルサイトで得た顧客情報の自動登録
賃貸ポータルサイトから得られる顧客情報の自動登録機能は、不動産業界における顧客管理システムの重要なメリットの1つです。かつては、マスメディア広告やポスティングチラシが顧客獲得の主流でしたが、インターネットの普及に伴い、SUUMOやat homeなどの賃貸ポータルサイトや自社のウェブサイトからの顧客流入が増加しています。
CRMシステムに組み込まれた分析機能を活用することで、これらの新しい顧客流入経路の効果を評価し、最も効率的なマーケティング戦略を立案できるようになります。例えば、顧客が最初に自社に接触したポイント（モデルルームの訪問、ウェブサイト訪問、チラシなど）を特定し、どのチャネルが最も成果を上げているかを分析できます。
このような分析を行うことで、どの物件情報が特に顧客から好評を得ているか、どの流入経路が最も効果的かを把握することができます。例えば、「ネットからの顧客獲得が増えているため、オンラインでの物件公開を拡大すべき」といった戦略的な決定を下すことが可能になります。また、「通勤に便利な駅近物件への需要が高い」といった地域特有のニーズに応えるための施策も立案できます。
このプロセスを通じて、不動産会社は顧客ニーズの変化に迅速に対応し、市場競争力を高めることができます。また、CRMシステムの自動登録機能は、顧客データの入力作業を削減し、営業スタッフがより戦略的なタスクに集中できるようにします。これにより、顧客サービスの質の向上と営業活動の効率化が同時に実現します。
顧客情報と対応履歴の管理
顧客情報と対応履歴の効果的な管理は、不動産業における顧客関係管理の鍵となります。CRMシステムを利用することで、顧客との全ての接点とやりとりの履歴を中央で一元管理し、アクセス可能にすることができます。これにより、顧客一人ひとりに対してより個別化されたサービスを提供し、長期的な関係構築に貢献することが可能になります。
CRMシステムによる顧客情報と対応履歴の管理は、不動産業界において、顧客満足度の向上、ロイヤルティの構築、そして最終的には成約率の向上に直結します。顧客一人ひとりに対する深い理解と適切なフォローアップにより、長期的な顧客関係を築くことができるようになるでしょう。
見込み顧客・既存顧客へのメール送信
顧客管理システムの導入により、不動産業界における見込み顧客や既存顧客へのメール送信が格段に効果的に行えるようになります。CRMシステムは、顧客ごとの過去の接点、商談の内容、進捗状況などの詳細な情報を記録し、管理できます。詳細なニーズの把握により、各顧客に対して最適なタイミングで、最も適切な内容のメッセージを送れるようになります。
また、顧客とのやり取りにおける進捗状況を可視化することも可能です。これにより、特定の顧客に対してどのようなアプローチを行い、今後どのような対応が必要かを明確に計画することができます。顧客が購入意欲を示す重要な時期に合わせて、適切な情報提供やフォローアップを行うことで、見込み顧客を成約に結びつける可能性を高めます。
このように、CRMシステムを活用することで、顧客一人ひとりに合わせたパーソナライズされたアプローチを実施し、不動産業界における顧客満足度の向上と成約率の向上が期待できます。
LINEとの連携
不動産業界において、顧客とのコミュニケーション手段としてLINEの活用は非常に効果的です。LINEは、日常的に多くの人が使用しているメッセージングアプリであり、不動産情報の配信や顧客とのダイレクトなやり取りに最適なプラットフォームを提供します。
LINEと連携することで、即時性と利便性が生まれます。パーソナライズされたコミュニケーションにより、顧客のニーズや関心に応じた物件情報の提案や、疑問点に対する迅速な回答が可能となります。また、定期的な情報提供やフォローアップを通じて、顧客との信頼関係を築き、長期的な関係維持に寄与し、顧客エンゲージメントの強化につながります。
LINEを通じた情報配信は、従来のメール配信や広告掲載に比べ、よりダイレクトで個人的なコミュニケーションを実現します。これにより、マーケティングの効果を高め、より多くの見込み顧客にリーチすることが可能になります。
不動産業界に特化した顧客管理システムはこちらの記事で紹介しています。
不動産に特化した顧客管理システム20選｜選ぶ際のポイントも紹介
汎用型顧客管理システムは不動産業に対応できる
ここまで不動産業に特化した顧客管理システムについて、紹介してきました。もちろん、あらゆる業界・業種向けに開発された汎用型顧客管理システムを、不動産業で活用することは大いに可能です。
とはいえ、選択する顧客管理システムによって、営業業務をどこまで効率化できるかは異なります。次の項目では、不動産業が汎用型顧客管理システムを選ぶ際に着目すべきポイントについて紹介します。
不動産業が汎用型顧客管理システムを導入する際のチェックポイント3つ
不動産業が汎用型顧客管理システムを導入する際にチェックすべきは、次の3点です。
- 必要な機能が搭載されているか
- スマホやタブレットで操作できるか
- 不動産業での導入実績
必要な機能が搭載されているか
不動産業界で顧客管理システムを選定する際の重要な要素の1つが、必要な機能が備わっているかどうかです。不動産業界の業務は他業界と比べて特有のニーズがあるため、自社の業務形態に最適な機能を持つシステムを選ぶことが重要です。
選定の際には、自社の業務フローに合わせて、最も必要とされる機能が備わっている顧客管理システムを選ぶことが肝心です。
また、業務の変化に合わせてシステムを柔軟にカスタマイズできるかどうかも重要なポイントだと言えるでしょう。事業の成長に伴い、システムに新たな機能を追加する可能性を考慮しておくことも大切です。
不動産業界には、業界特有のニーズがあります。顧客管理の効率化、営業活動の最適化、そして最終的な売上向上に直結します。事前に自社の具体的な要件を明確にし、それに最適なCRMを選ぶことが成功の鍵となります。
スマホやタブレットで操作できるか
顧客管理システムを選ぶ際の重要な考慮事項の1つが、そのシステムがスマートフォンやタブレットで操作可能かどうかです。不動産業界の営業担当者は、外出が多く、現場での案内や顧客との打ち合わせが頻繁にあります。そのため、外出先でも簡単にアクセスでき、情報を確認・更新できるモバイルフレンドリーなシステムが求められます。
加えて、顧客からの問い合わせや要望に対し、外出先からでも即座に対応できるため、顧客満足度の向上につながります。アプリ通知機能を活用することで、新しい問い合わせや重要な更新を見逃さずに済みます。
不動産業での導入実績
不動産業界での顧客管理システムの選定において、そのシステムが不動産業での導入実績を持っているかどうかは重要な判断基準となります。実績があるシステムを選ぶことで、そのシステムが不動産業界特有の課題やニーズに適応できるか、効率的に業務をサポートできるかを確認することが可能です。
不動産業界では、物件の管理、顧客とのやり取り、契約プロセスなど、特有の複雑な業務が存在します。導入実績がある顧客管理システムなら、これらの業務を効率化し、課題を解決するための機能を提供している可能性が高いです。
同業他社での導入実績は、そのシステムの信頼性を示す指標となります。多くの不動産会社がそのシステムを選んでいる場合、その効果や利便性が実証されていると言えるでしょう。
圧倒的な使いやすさを誇る顧客管理システム「pipedrive」
pipedriveは、Merが提供するエストニア発の顧客管理ソフトです。リードや案件の管理、顧客とのやりとりの追跡、タスクの自動化、分析とレポート機能など、営業活動を支援するための機能を数多く搭載しています。世界179カ国、10万社以上での導入実績があります。
不動産業界における商談は、物件によっては長期化することも少なくありません。pipedriveは、商談の進み具合や商談結果を可視化でき、データを整理して管理しやすいため、顧客管理がしやすいうえ、顧客のニーズや商談ステータスに合わせた対応が可能になるため、失注の削減につながります。
モバイルアプリもあり、タスクのチェックや案件確認、更新などの必要な操作をどこにいても行えます。また、メールやカレンダーなど、今使っているグループウェアと双方向同期できるため、入力の負担を軽減できます。
pipedriveには5つのプランがあります。どのプランも初期費用0円、年間払いの場合、月額1,800〜11,000円／1ユーザーで利用できます。14日間のフリートライアル期間を設けており、使いやすさを確認してから導入できます。
まとめ：顧客管理システムは業界特化型と汎用型両方を比較するのがおすすめ
不動産業では、顧客管理システムの導入により、顧客の商談ステータスやニーズに合わせたきめ細かな対応が実現するため、業務の効率化と成約率の向上につながります。
不動産業に特化した顧客管理システムもありますが、自社が求める機能が搭載されていれば、汎用型の顧客管理システムでも十分対応可能です。実際にツールを選ぶ際は利用できる機能の確認、不動産実績の確認などを意識することが大切です。
顧客管理システムの導入を検討しているのであれば、Pipedriveをおすすめします。ノーコードで自社に合わせたツールにカスタマイズでき、手軽に始められる点が魅力的です。14日間の無料トライアルでツールの使用感を試せるので、ぜひ導入をご検討ください。
