Google Workspace（旧G Suite）スプレッドシートで顧客管理をする方法
顧客管理は事業成功のために必要不可欠なプロセスです。特に、新たにビジネスを立ち上げる際やコストを抑えたい場合、効果的かつ経済的な方法を模索することが一般的です。
Google Workspace（旧G Suite）は、Google社が提供する組織向けのアプリケーションです。Google Workspaceには、基本的なビジネスニーズを満たす多彩な機能を備えており、これらを利用して効率的に顧客管理を行えるようになります。
この記事では、Google Workspaceのアプリケーションの1つであるスプレッドシートを用いて顧客管理を行う方法と、その他のアプリケーションを活用した営業業務効率化について解説します。
Google Workspace（旧G Suite）のほかのツールを使った営業業務効率化
まず、Google Workspaceの基本機能だけを用いて顧客管理を行う方法をご紹介します。
これらのGoogle Workspaceのアプリケーションを活用することにより、顧客情報の管理、スケジュール管理、資料作成、コミュニケーションなど、営業活動におけるさまざまな業務を効率化できます。これにより、生産性の向上につながります。
この項目では、営業業務効率化に向け、Google Workspaceの各アプリケーションを使ってできる代表的な事柄を紹介します。
【Googleスプレッドシート】顧客管理
Google スプレッドシートを活用することにより、顧客情報の一元管理が可能になります。社内で共有するスプレッドシートに顧客情報をまとめ、複数人がリアルタイムで情報を更新することができます。フィルターやソート機能を使えば、必要な情報を素早く抽出できるのが魅力です。
【Googleカレンダー】スケジュール管理
Google カレンダーを使うと、営業担当者のスケジュールを一元管理できます。社内外でのミーティングやアポイントメントの設定や変更がスムーズに行えます。設定の際、リマインダーや通知機能を活用すれば、重要なアポイントメントを見逃すこともありません。
【Googleドキュメント】営業資料の編集と共有
Google ドキュメントを利用すると、営業資料を共有できます。複数の営業担当者が同時に編集できるため、リアルタイムでコラボレーションできます。これにより、資料の作成や更新が効率化され、営業活動に充てるリソースの増加につながります。
【Googleスライド】プレゼン資料の作成と共有
Google スライドを利用すれば、マーケティング戦略や成果レポートなどのプレゼンテーション資料を効率よく作成できます。複数人によるリアルタイムでの編集やコメント機能の活用により、営業チーム全体が協力し、資料の質を向上させることができます。
【Google Meet・Google Chat】コミュニケーションの円滑化
Google MeetやGoogle Chatを活用することで、営業チームのコミュニケーションがスムーズになります。異なる営業所にいる営業担当者同士がビデオ会議やチャットでコミュニケーションを容易に取れ、情報共有や問題解決を迅速に行うことができます。
【Googleフォーム】アンケートやフォーム作成
Google フォームを使って、顧客からのフィードバックや意見を収集するアンケートやフォームを容易に作れます。これにより、マーケティング活動の効果や顧客満足度を把握できるため、施策の改善点や新たな戦略をスムーズに見つけ出せます。
Google Workspace（旧G Suite）で顧客管理をする方法や、Google Workspace（旧G Suite）と連携できるCRMはこちらの記事で紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
Google Workspace（旧G Suite）で顧客管理をする方法と連携できるCRM7種
顧客管理にGoogleスプレッドシートが向いている企業
スプレッドシートでの顧客管理に向いている企業の特徴には、次の5つがあります。
- 顧客数が少ない
- 管理する顧客のパラメーターが少ない
- 営業担当者全員がパソコンやスマートフォンを利用している
- 社員に一定以上のITリテラシーがある
- 厳格なセキュリティが求められない
それぞれについて解説します。
顧客数が少ない
まだ顧客数が少ないスモールビジネスでの顧客管理にGoogleスプレッドシートを利用する場合、その手軽さやアクセシビリティから、多くのメリットを享受できるでしょう。
特に、初期コストがかからず、使い慣れたインターフェースで顧客データを整理・管理できるため、スモールビジネスでは、Googleスプレッドシートでの顧客管理が好んで利用されています。
管理する顧客のパラメーターが少ない
顧客管理において、管理すべき顧客のパラメータが限られている場合、Googleスプレッドシートは非常に便利かつ効率的なツールとなり得ます。特に小規模なビジネスやスタートアップでは、顧客情報が限られており、顧客基盤の拡大に伴う複雑なニーズがまだ発生していないことが一般的です。
ただし、ビジネスの成長と共に顧客情報が増加し、管理するパラメータが複雑化してくる場合、Googleスプレッドシートでの顧客管理に限界を感じるようになっていくでしょう。
厳格なセキュリティが求められない
スプレッドシートを利用した顧客管理は、特にセキュリティ要件が厳しくない環境では、その柔軟性とアクセシビリティによって有効な選択肢となることがあります。特に、社内のセキュリティ基準が極めて厳格でない小規模ビジネスやスタートアップの場合、初期コストを抑えつつ迅速に顧客管理システムを構築できる点は大きなメリットです。
スプレッドシートでは、URL制限、アクセス権限の制御により、セキュリティ設定を行うことができます。
URL制限を設定することにより、スプレッドシートへのアクセスできる人を、URLを知っているユーザーに限定することで、外部からの不正なアクセスを防ぎます。また、アクセス権限の制御を行うと、特定のメールアドレスに紐づくIDからのみ編集や閲覧が可能になるため、より詳細なアクセス管理を実現します。
とはいえ、Googleスプレッドシートのセキュリティ機能は、専門的な顧客管理システムに比べると限定的です。不正アクセスのリスクやデータ漏洩の可能性を過小評価しないようにしましょう。
営業担当者全員がパソコンやスマートフォンを利用している
特にセキュリティ要件が厳しくない場合、営業担当者全員がパソコンやスマートフォンを利用している現代のビジネス環境では、スプレッドシートを使用した顧客管理は便利な選択肢となり得ます。
スプレッドシートはアクセスが容易であり、チーム全員がリアルタイムで顧客情報にアクセスし、更新することが可能です。
社員に一定以上のITリテラシーがある
スプレッドシートで顧客管理を行うための前提として、スプレッドシートの情報更新ができる程度のITリテラシーが必要です。もっとも、Googleスプレッドシートはエクセルと同じようなインターフェースですから、使いこなすのはそれほど難しいシステムではありません。
ただし、例えば、1万円、10,000円、10kなどのように表記ゆれが発生しているとデータをきちんと分析できない可能性があるため、必要に応じて、入力規則の設定や入力範囲の保護を行いましょう。
顧客管理にGoogleスプレッドシートが向かない企業
Google スプレッドシートはその利便性から多くの企業で顧客管理ツールとして活用されていますが、以下のような条件を持つ企業では、スプレッドシートの使用が適していない場合があります。
- 企業規模が大きく、顧客数や毎月の営業先が多い
- 管理すべき顧客のパラメーターが多く、ステータスや情報更新も頻繁に行う
- 社内のセキュリティ基準が高い
これらの企業には、より高度な顧客管理システムの導入が推奨されます。顧客管理システムは、大量の顧客データを効率的に管理し、高度なセキュリティ対策を提供することができます。また、顧客情報の更新、追跡、分析を自動化する機能も備えており、企業の成長と共に拡張することが可能です。
スプレッドシートは小規模企業やスタートアップ、顧客数が限られているビジネスで有効なツールである可能性がありますが、企業の成長と共にその限界も明らかになるため、適時により適切な顧客管理システムへの移行を検討することが重要です。
まとめ：顧客との接点を強化したいなら顧客管理に特化したツールがおすすめ
顧客管理システムの導入は、特に中小企業やスタートアップにとっては、コストや導入の手間などの理由からハードルが高いと感じられることがあります。そのため、Google スプレッドシートのような、すでに多くの人が日常的に使用しているツールを利用すると、初期投資や学習コストを抑えられ、非常に魅力的です。Googleスプレッドシートは無料で利用でき、インターフェースが直感的であるため、すぐにでも顧客管理を始めることが可能です。
しかし、顧客数やパラメーターの数が増えるなど、管理する情報量が増加するにつれて、より専門的な顧客管理システムへの移行を検討するタイミングがいずれ訪れます。
最終的には、ビジネスの現在のニーズと将来的な成長を考慮して、最も適した顧客管理方法を選択することが大切です。スモールスタートから始めても、ビジネスが成長した際にスムーズに移行できるよう、顧客管理に特化したツールを利用するのがいいでしょう。
そこでおすすめなのが、顧客管理・営業支援ツールであるpipedriveです。リードや案件の管理、顧客とのやりとりの追跡、タスクの自動化、分析とレポート機能など、営業活動を支援するための機能を数多く搭載しています。
商談の進み具合や商談結果を可視化でき、データを整理して管理しやすいため、失注の削減につながります。モバイルアプリもあり、タスクのチェックや案件確認、更新などの必要な操作をどこにいても行えます。また、メールやカレンダーなど、今使っているグループウェアと双方向同期できるため、入力の負担を軽減できます。
pipedriveには5つのプランがあります。どのプランも初期費用0円、年間払いの場合、月額1,800〜11,000円／1ユーザーで利用できます。14日間のフリートライアル期間を設けており、使いやすさを確認してから導入できますので、ぜひご検討ください。
