SFAで案件管理する目的と導入時の重要ポイントを解説｜成功事例3選

2022年6月27日

案件とは、取引先との間で発生する商談のことを指します。営業活動において、1つの案件について管理すべき情報は非常に多岐にわたるため、SFAと呼ばれる営業支援ツールを活用すると管理しやすいです。現在、導入する企業が増えています。

この記事では、SFAを活用した案件管理の目的と5つメリットを紹介します。導入を検討している方に向けて、導入する上での重要なポイントの解説や導入事例の紹介もしていますので、ぜひ最後まで読んで役立ててください。

1.SFA 案件管理とは

営業活動における各案件には、商談日、取引先、営業担当者、商材、商談経緯、商談内容など、5W1Hが必ず含まれます。また、案件を受注につなげるためには、営業担当者の行動履歴をはじめ、案件の進捗や受注確度、受注予定日や売上予測などを管理する必要があります。

案件にはさまざまな情報が紐付いており、どれも成果を上げるのに重要な情報です。とはいえ、これらの情報をすべて正確に管理するには、Excelでは難しく、SFAなどのITツールを活用するのがおすすめです。

SFAでは、案件の進捗状況を可視化でき、トップセールスの営業ナレッジの共有が進み部署内で標準化できます。使いやすいUI/UXのSFAを選べば営業担当者にとっては入力がしやすく、業務効率化にひと役買います。

営業部門の責任者やマネージャーにとっては、案件の進捗を把握しやすく、管理がスムーズです。部下の人数や案件の数が多ければ多いほど、SFAのメリットを感じられるはずです。

適切な場面で最適なアドバイスができるようになるため、失注の削減にもつながります。

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2.SFAで案件管理の主な目的

SFAを使って案件を管理するのには、目標管理、案件管理、行動管理という主に3つの目的があります。

営業目標管理

SFAでは、営業担当者個人のほか、チームや部門ごとの売上予測と実績の管理ができます。予算と実績をリアルタイムで把握でき、目標を達成できなくなる可能性をいち早く認識し、先手を打てます。

営業部門のマネージャーや責任者にとっては、受注の見込みが高い案件にリソースを割くなど、最適な判断を下せます。売上予測と売上実績機能などの営業目標の管理は、営業部門が成果を上げるために効率的な判断をするために不可欠な機能です。

案件管理

案件管理機能は、顧客に提案している商品やサービスの内容や商談の進捗具合、受注確度、受注見込み額など、初回の面談から受注までの商談プロセスのすべてを管理できます。

営業担当者が入力した案件の進捗情報を、営業部門のマネージャーはリアルタイムで把握するでき、最適なアドバイスやフォローができます。

行動管理

営業担当者の行動管理では、営業担当者の架電数やアポ数、訪問数、提案数などのアクションは勿論、成約率などを管理します。

営業担当者それぞれが実行した営業活動のログを入力すると、リーダーやマネージャーは営業部門に所属する全員のプロセスを確認できます。当然トップセールスの行動も見える化できます。ベンチマークとして活用すれば、部門全体の営業力の底上げにつなげられます。

3.SFA で案件管理をする5つのメリット

SFAを使って案件管理をするのには、多くのメリットがあります。この項目では、その中から特に大きなメリットを5つ挙げて紹介します。

①案件情報の進捗を可視化

SFAツールで案件管理を行う1つ目のメリットは、営業活動や案件の進捗が可視化できることです。営業活動は営業担当者が単独で行動することが多いため、業務が属人化しがちです。

SFAツールを案件管理に活用すれば、各案件の進捗やプロセス、契約状況などを見える化できます。状況や進捗がひと目で確認できるようになるため、営業担当者の業務管理の工数を大幅に削減できます。

SFAではタスク管理やスケジュール登録機能もあり、漏れがないようリマインドすることも可能です。SFAの機能を活用することで、機会損失の防止にもつながります。

②業務効率化

SFAで案件管理をすることにより、営業活動の業務改善と業務効率化が進みます。

案件管理機能や売上予測・実績管理機能を使うと、成約に関する的確な情報を得ることができます。営業部門で今抱えている案件の優先順位を的確につけることができ、今注力すべき案件にリソースを割くことができます。

また、トップセールスの商談情報も共有できます。各営業担当者がトップセールスの商談から学ぶことにより質の高い行動を取れるようになっていくため、部門全体のスキルアップと業務の効率化を実現できます。

③案件の課題分析ができる

SFAは、期間や営業担当者ごとに売上の見込みや結果から課題を把握できます。SFAを使えば、分析に必要なデータの抽出が容易です。

例えば、初回訪問、プレゼンテーション、クロージングなど、フェーズごとの移行率によってどのフェーズに課題があるのかを確認できます。「先月の売上が目標に達しなかったのは、このフェーズでの営業活動が足りなかった」というように分析でき、今後の目標や、改善策を考えるのに役立ちます。

④顧客情報と案件の紐付け

SFAに必ず搭載されている機能に顧客管理機能があります。ここには、企業名や所在地、担当者名と役職、連絡先、やりとりの履歴などの顧客の基本情報が登録されています。SFAなら、案件情報と顧客情報を紐付けて管理できます。案件管理ページから遷移せずにメールを送ったり電話をかけたりでき、業務をスムーズに進められます。

⑤案件ごとのコミュニケーションがスムーズになる

SFAでは顧客とのやりとりの履歴を残せるため、部署の垣根を越えてシームレスな対応ができます。例えば、マーケティング部門から営業部門への顧客の引継ぎがスムーズです。前回までのやりとりがわかれば、担当者が不在でもある程度の受け答えや対応ができるため、顧客満足度の向上にもつながります。

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4.SFA案件管理を導入する上での重要ポイント

SFAで案件管理をしたい場合、導入時にチェックすべきポイントがあります。ここでは特に重要なポイントを3つ、紹介します。

使いやすく、必要な機能が整っている

SFAを実際に使うのは、現場で活躍する営業担当者です。選定の際には、SFAの導入を検討するときには、管理者の視点で選ばず、営業担当者が使いやすいSFAを選びます。SFAは情報が多く蓄積されるほど、効果を発揮します。使い勝手のいいSFAなら入力が苦にならず、情報の蓄積が進んでいきます。

反対に使い勝手が悪いSFAは、営業担当者が使わなくなる可能性があり、SFAを導入した企業の中には、コストをかけて導入したのに社内に定着しなかったというケースも少なくありません。

お試しができる、無料体験期間があるSFAを選び、実際に使ってみてから導入を決めるといいでしょう。

低価格から導入が可能

SFAを選ぶ際には、低コストでも、自社に必要な機能が搭載されていて使い勝手のいいものを選ぶべきです。大手ベンダーが開発するSFAは、高機能な分、費用も高く設定されていることが多いです。搭載されている機能の全てを使いこなせれば効果的ですが、多くの場合、すべての機能を使いこなすのは難しいのが現状です。

SFAは使いこなしてこそ成果を実感できるツールです。スムーズに導入を終わらせ、早く分析フェーズに入れるよう、適正な価格と機能のSFAを選びましょう。

外部機能との連携がしやすいか

SFAの多くが外部システムや外部ツールとの連携に対応しています。もしすでに導入済みのシステムやツールがあれば、それらと連携できるかどうか、確認すべきです。

営業活動に必要な顧客管理を行うCRMや、グループウェア、ワークフローシステムのほか、経費精算システム、文書管理システムなど、さまざまなシステムとの連携によって、より一層の業務効率化と営業活動の促進が期待できます。

もちろん、業務効率の大幅な改善を目指してSFAと同時に外部システムの新規導入を検討してもいいでしょう。さまざまな角度から連携を考慮し、SFAツールを選定しましょう。

5.SFA案件管理に成功した導入事例

SFAを活用した案件管理は営業活動にどのような影響を与えるのでしょうか？この項目では、SFAによる案件管理に成功した導入事例を3つ紹介します。

①営業プロセスの可視化で質の高い営業戦略立案に成功

人材派遣サービスを行っているA社では、営業プロセスの分析ができておらず、感覚的なマネジメントをしていることに課題を抱えていました。SFAの導入前には、商談管理をExcelで行っており、更新が非効率なうえ、情報共有にタイムラグが発生することがたびたびありました。

同社では、これらの課題を解決するため、商談のプロセスの明確化、チャットツールとの連携によって営業メンバー全員との情報共有、戦略会議の機会創出を目指し、SFAを導入しました。

SFAを定着させるため、商談のプロセスを洗い出して明確化し、次のフェーズに進む条件を定義付けしました。明確なルール化が案件管理のしやすさにつながり、SFAの定着に繋がったと言います。情報の蓄積により、架電件数、受注率、歩留まりなどの数値を可視化でき、根拠ある営業戦略の立案に成功。営業活動における営業担当者とマネジメント層の負担も減ったといいます。

A社の事例は、これまで解決できなかった課題を、SFAによる案件管理によって解決できた好事例です。

②SFAとチャットツールの連携により進捗の可視化と属人化の解消に成功

食品原料製造業者であるB社は、営業の属人化によって営業プロセスが不透明で、情報共有が不十分であることに課題を感じていました。取引先は食品メーカーが中心ですが、健康食品メーカーや製薬会社、一般のエンドユーザーへの小売も実施するなど、取引先が多彩で、商材ごとに商談プロセスや販売チャネルが異なるため、営業プロセスの可視化を特に要望していました。

SFAの導入後、営業現場での情報共有が活発化し、営業の属人化が解消されました。SFAとチャットツールを連携していたため、SFAに登録した内容は自動的にチャットツールに共有されるため、会議の必要がほぼなくなりました。また、案件管理により営業の進捗が同僚に周知されるようになったため、対応漏れを防げるようになり、営業効率の向上も実現しました。

B社の場合、SFAでの案件管理とチャットツールとの連携が、属人化を初めとする営業活動の課題解消に繋がりました。

③案件管理によるボトルネックの把握と改善で過去最高実績を達成

エネルギー事業を展開する老舗企業C社は、属人的な営業の脱却を目指し、SFAを導入しました。C社が課題としていたのは、営業担当者によって進め方がバラバラで、どこがボトルネックになっているのかが見えなかったことです。営業活動をしていても業績が伸びない原因を、市場や競合他社など外部要因のせいにし、原因分析ができていない状況でした。

SFAの導入によって、営業担当者が顧客にヒアリングする内容の統一と可視化に成功。営業担当者自身が各フェーズにおける課題を把握し、リアルタイムでの案件管理によって、上司は最適なタイミングで具体的な指示や指導ができるようになりました。

C社では、営業のボトルネックの把握できたため組織的な営業力の底上げができ、過去最高の販売実績を上げることに成功しました。