SFAの名刺管理機能とは？顧客情報管理を効率化するSFAの選び方

2022年6月27日

営業支援ツールであるSFAには、名刺管理機能がついているものがあります。名刺管理機能を活用すれば、名刺のデータ化から名刺情報の社内共有まで可能になり、顧客情報管理業務を効率化することにつながります。

この記事では、SFAとSFAに搭載されている名刺管理機能の概要とメリットと、SFAを選ぶ際に確認すべきポイントを5つ挙げて紹介します。実際の活用事例も紹介しています。

1.SFAと名刺管理機能とは

この項目では、SFAと名刺管理機能の概要を解説します。

SFA

SFAとはSales Force Automationの略で、営業支援と直訳できます。営業支援システムのことを指すことが多いです。

SFAを導入すると、営業に関する業務の自動化や分析ができるようになり、営業の効率化や課題の見える化を実現できます。

SFAの導入によって、営業担当者は営業業務に専念できるようになり、営業部門全体では営業プロセスの可視化によって営業全体の動きを改善できるというメリットがあります。

SFA名刺機能

SFAには名刺管理機能が搭載されています。複合機等でスキャンしたり、スマートフォンやデジタルカメラで写真撮影したりした名刺の情報をデータ化して文字認識させて、名刺に記載されている社名や部署、役職、氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどをSFAに取り込み、データベース化します。

新規開拓営業が中心のビジネスモデルで、名刺交換の機会が多い、展示会やセミナーなどで一度に多くの名刺を入手する機会のあるという企業にとって、あると便利な機能です。

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2.SFA名刺機能のメリット

紙の名刺をそのまま管理する場合、物理的に収納場所を確保せねばならないうえ検索性が低いため、必要な情報をすぐに取り出せないというデメリットがあります。

紙の名刺を写真に撮ったりスキャナーでデータ化したりしてデジタル化して管理すると、検索や閲覧がしやすくなり、名刺情報を活用しやすくなります。社内での共有もしやすくなるうえ、データ破損が生じない限り名刺を紛失するリスクを避けられます。

名刺関連業務の効率化

名刺管理機能を活用すると、名刺管理に関連した業務や作業を効率化できます。紙の名刺を社内で共有する場合、紙ベースとなるため、整理整頓や保管の手間がかかります。必要な情報を探し出すにも時間がかかります。

一方、紙の名刺をデータ化して管理する場合、管理や社内での共有がスムーズなうえ、欲しい情報を欲しいときにサッと取り出すことができます。営業業務の中の名刺に関するアクションの効率が良くなり、名刺を元にした顧客情報管理をストレスなく進められるようになります。

データを営業に活用できる

クラウド型のSFAなら、外出先からも名刺情報にアクセスできるため、営業活動に活用できます。また、外出先で手に入れた名刺をすぐに登録することも可能です。外出先からでも名刺管理機能を最大限に活用し、見込み顧客や顧客への対応に役立てられます。

リード獲得情報の管理

SFAの名刺管理機能を利用すれば、迅速かつ効率よく名刺情報を更新できるため、新たに獲得したリード（見込み顧客）として、全社で名刺情報を共有できます。

従来、紙の名刺は、社内で共有するまでのプロセスが長くなるため、名刺情報のタイムリーな共有が難しかったのです。ところが、SFAの名刺管理機能によって、名刺情報の社内での共有がスピーディにできるようになります。これにより、名刺情報の有効活用と自社の利益につなげていくことができます。

3.SFA名刺機能のデメリット

SFAによる名刺管理には、デメリットが1つだけありますので紹介します。

蓄積データの内容が限定的になりがち

名刺機能に蓄積されたデータには集計や分析などの機能が搭載されていないため、得られる情報が限定的になりがちです。データから営業に役立つ要素を見つけ出すのが難しく、その先にある情報を引き出すのは難しいです。

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4.SFA選択の比較ポイント5つ

この項目では、SFAの選び際に比較すべきポイントを5つ、確認します。Sぜひ参考にしてみてください。

（1）誰でも操作ができる

SFAを選ぶときに最も重要視すべきは、使い勝手です。SFAを実際に使うのは営業担当者ですから、誰でも操作できるSFAを選定することをおすすめします。現場で活躍する営業担当者の中には、ITツールを使うことに苦手意識を持っている人もいます。彼らが「使いにくい」と感じるとSFAの使用が習慣化されにくく、社内に定着しにくくなってしまいます。

SFAを選ぶ際には、直感的に操作できるUI/UXであること、入力項目が少ない、選択形式で入力できるなど、入力の手間を極力省けるシステムを選ぶといいでしょう。システムの読み込みが遅いことも、営業担当者のストレスにつながります。

SFAには導入前に無料でお試しできるものも少なくありません。自社にとって使い勝手のいいSFAを選ぶには、実際に使ってみることをおすすめします。

（2）低予算から始められる

SFAは多機能なほど導入コストやランニングコストが高額になる傾向があります。シンプルなSFAにオプションを追加していけるものなら、低コストで運用を開始できることが多いので、そうしたシステムを選ぶのも手です。

また、機能が豊富で自社にマッチしているSFAであっても、コストに見合っていなければ選ばないほうがいいでしょう。費用対効果を考慮し、自社にとって良い結果を生むSFAを選択しましょう。

（3）豊富な実績

SFAを選ぶ際、ベンダーの導入実績にも着目しましょう。導入実績が多いほど、システムについての知見やノウハウが蓄積されており、SFAの導入企業が抱えがちな悩みや課題にも柔軟かつスピーディに対応してもらえることが期待できます。

導入した企業側にとっては、運用が安定して軌道に乗るまで、ある程度の時間が必要ですし、その間はベンダーのサポートが欠かせません。すぐ問い合わせに対応してくれる、すぐに疑問を解決してくれる、サポートが手厚さも重要です。対応範囲を事前に確認しておきましょう。

（4）営業活動を支援する機能の充実

SFAは営業支援ツールであり、営業活動を支援する機能が充実しています。そのため、自社の営業の課題を特定し、解決できるツールを選びます。

選定の際には、必要のない機能を確認することも重要です。導入後、社内にSFAが定着しない理由の1つに、高機能すぎて使いこなせないというものがあります。自社にとって本当に必要な機能だけを取捨選択し、その機能が備わっているSFAを複数ピックアップして比較検討すると、導入したのに使われなくなるという事態を避けられるでしょう。

前述の通り、SFAの機能数はコストの面でも大きく関わってくるため、じっくり検討する必要があります。

(5）他のシステムとの自由なカスタマイズ

営業フローのうちSFAが実力を発揮するのは、見込み顧客とのアポイント獲得から商談が成立するまでです。見込み客の獲得にはMAツール（マーケティングオートメションツール）が、成約後には顧客管理システムであるCRMの出番です。

MAやCRMのようなシステムとSFAを連携し、自由にカスタマイズできれば、MAツールによって獲得した見込み顧客の情報をSFAで引継ぎ、商談成立後はそのままCRMで管理することができます。受発注システムと連携すれば、顧客からの受注がスムーズになります。

こうしたシステムのほか、メールやカレンダーなど既に導入しているグループウェアと双方向同期ができると、入力不可を軽減できます。オンライン会議ツールのzoomやチャットツールであるSlackなどのサービスと連携できると、コミュニケーションもスムーズです。

このように他のシステムやアプリとの連携がスムーズなSFAを選ぶと、自社内の既存システムとの連携ができるため、利便性が高いです。使い勝手がよければデータ収集がしやすいため、活用できる価値あるデータベースを構築できます。

5.SFA名刺機能の活用事例

この項目では、SFAの名刺機能を活用した事例を3つ、紹介します。

クラウド型名刺管理／SFA「ホットプロファイル」

「ホットプロファイル」は、法人向けソフトウェアメーカーである株式会社ハンモックが開発したSaaSで、名刺管理、SFA、マーケティング支援、見込み客発見の機能群を統合したシステムです。

JR貨物グループの一員で総合物流企業として倉庫事業を営む日本運輸倉庫株式会社は、新規顧客の獲得と営業品質の向上による売上拡大を目的に、クラウド型名刺管理／SFAである「ホットプロファイル」を導入しました。

導入前に抱えていた課題は、貨物の中で大きな割合を占めていた紙パルプの需要がペーパーレスによって減少したことでした。事業が成長し続けるには、倉庫という1つの事業以外でも新規顧客を獲得する必要がありました。

そこで同社は、社内に散在する顧客情報を集約するため、名刺管理ツールの導入を検討しました。従来、現場では口頭での情報共有が中心で、営業活動の属人化も課題の1つでした。案件化までのプロセスの把握にも時間がかかっていました。

そこで、名刺管理ツールを導入し、全拠点の役員、支店長、副支店長、営業担当が使うことにしました。ITツールに初めて触れる人でも抵抗なく使いこなせるように心がけた結果、営業情報を全社でリアルタイムに共有できるようになり、営業担当者同士が自然と学び合える機会が増え、営業部門が格段に進化したと言います。

参考：https://www.hammock.jp/hpr/jirei/jirei_unyu.html

②名刺管理システム「Sansan」とSFAやMAを連携

Sansan株式会社の「Sansan」は、営業DXサービスです。営業を強くするため、企業データベースを標準搭載し、顧客の最新情報を捉えてアプローチできるという特徴があります。

株式会社エレコムは、パソコンやスマートフォン、ゲーム機器などのデジタル機器関連製品の開発・製造・販売などを事業として展開する企業です。近年では法人向けの商品開発にも注力し、BtoB事業の拡大に取り組んでいます。

このBtoB事業の拡大にあたり、顧客情報管理の重要性がこれまで以上に高まったため、Sansanを導入しました。個人が管理していた名刺の情報を活用して営業活動のアプローチ先を広げるため、グループ会社が既に持っている名刺情報や人脈を活用することを目的としていました。そこで、SansanとMAやSFAの連携を見据え、名刺交換から始まる営業プロセスの構築に取り組んだのです。

Sansanの導入によって、1ヵ月あたりの業務効率がおよそ1,000時間分、改善されました。これまでの営業活動の履歴をすべてSansanで確認・共有できる点に大きなメリットを感じていると言います。営業の属人化から脱却できたうえ、以前は20％ほどだった受注率が35％程度まで向上しています。

参考：https://jp.sansan.com/case/elecom/

③MA／SFAツール「Kairos3」に取り込んだ名刺情報を活用

MA／SFAツール「Kairos3」は、カイロスマーケティング株式会社によるSFAの機能を備えたMAツールです。名刺をデジタル化し連携することで、すぐに一斉メールの配信ができるようになります。

東海テクノ株式会社は、生産設備の製造やメンテナンスを行う企業です。プラント設備を造るプラント事業と産業機械事業、3Dスキャナーでの測定サービスの３つの事業を展開しています。

Kairos3の導入前は、顧客情報を、営業担当者ごとに名刺ファイルで管理していました。初回の面談のきっかけと日付、商談内容を名刺に手書きでメモしていたものの、細かい会話内容などは記載できず、記憶に頼ることが多かったと言います。2度目の面会までの期間があく、担当する見込み顧客の数が増えてくるなどすると、顧客情報の網羅が難しいと感じていました。

かつては名刺ファイルで管理していた顧客データをKairos3にするには、営業担当者のメールデータから情報を抽出してcsvファイルにまとめて取り込みました。Kairos3にはタグ機能があり、どの事業で取引があるのかタグで管理しているので対応がスムーズです。

名刺から得た顧客情報を元に配信しているメルマガをきっかけに、既存顧客から追加案件の問合せを獲得できました。ほかにも、アポイントや商談につながっている案件があるといいます。

参考：https://www.kairosmarketing.net/marketing-automation/showcase/tokaitechno

5.SFAの名刺管理機能を活用して営業効率アップを目指そう

紙の名刺をそのまま管理するのは、手間と時間と保管場所が必要なため非効率です。また、欲しい顧客情報を探すのにも面倒で、活用しにくいという面もあります。

SFAに搭載された名刺管理機能を活用すれば、アナログデータをデジタルデータに容易に変換し管理できます。検索しやすく、名刺情報を営業活動にスムーズに活かせるのが大きなメリットです。

Merが提供するpipedriveは、エストニア発のSFA/CRMツールです。リードや案件の管理、顧客とのやりとりの追跡、タスクの自動化、分析とレポート機能など、営業活動を支援するための機能を数多く搭載していますpipedriveは、Gmail、Googleカレンダー、Google contactと双方向同期が可能なため、Google contactにさえ名刺情報を連携できれば、自動で同期できます。

詳しくはこちらで確認していただけます。

https://note.com/merinc/n/nfb6d08efc0ef

名刺情報から獲得したリードについて、商談の進み具合や商談結果を可視化でき、データを整理して管理しやすいため、失注の削減につながります。モバイルアプリもあり、タスクのチェックや案件確認、更新などの必要な操作をどこにいても行えます。