営業力を強化する営業報告書の書き方のポイントと効率化する方法

2022年2月27日

営業報告書は、営業チームの成功のカギを握る非常に重要な書類です。日々の営業活動を記録してチーム全体で共有し、より良い改善策を考え、営業力強化に役立てます。

とはいえ、毎日記入するのが社内のルールだから…と思考停止して記入する営業報告書では、内容が薄く、営業力強化には役立ちません。

そこでこの記事では、営業報告書に記載すべき項目と、営業力強化に役立つ記入ポイントについて解説します。

営業力を上げたい方、営業チームを成功に導きたい方におすすめの記事です。

1. 営業報告書とは

営業報告書とは、マネージャーや上司に営業活動の内容を報告するために記載します。営業報告書を記載する目的は、営業チーム全体で情報共有することです。現状の課題を明確化し、課題の対策方法を検討できるため、非常に有効です。

また、営業担当者個人にとっても、日々の記録を残すことで後から振り返りができます。営業報告書に記録を残すことは、自らの成長にもつながります。

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2. 営業報告書に記載すべき項目

営業報告書にはどのような項目を記載するのがよいのでしょうか？

この項目では、行動内容、課題解決策、チームで共有の3つの観点から、記載すべき内容を紹介します。

1日の行動内容を明確に記載

営業担当者の1日の行動内容を記載します。商談の場合には訪問先と商談の内容を、社内で作業したならその内容を記します。特記事項として、得意先から得た情報や気付いた点などを記入します。

記載する際には、1日の終わりにまとめてではなく、都度記載するのがおすすめです。商談ごとに感じた細かな変化、心配や懸念は時間が経つと印象が薄れ、忘れがちです。そのため、商談が終えたらできるだけ速やかに記録しておくといいでしょう。

具体的な営業内容とnextアクションの記載

テレアポや商談を実施した場合、具体的な営業内容と次にすべきアクションを記載します。

顧客からどのような会話をしたのか。

会話の中で気付いたことはどのようなことか。

時間がしばらくたってから見返したときに記憶がよみがえるよう、できるだけ詳しく記載するのがおすすめです。

そのうえで、提案書作成や資料送付などの次にすべきアクションを記載します。

個人の課題解決策

今回の営業活動で発見した自分自身の課題と具体的な解決策を記載します。成約できなかった場合には、その原因を探ります。提案がニーズとわずかにズレていた、押しが足りなかったなど、さまざまな原因があるでしょう。また、成約できた場合でも、次の新たな商談に向けてクリアすべき課題が見つかるかもしれません。

見つけた課題を自分で考えた解決策とともに営業報告書に記載すれば、上司からアドバイスや意見をもらえます。経験豊富な上司のアドバイスによって、具体的な解決策を立案できるかもしれません。

チームで共有するべき内容

営業報告書を通じてチームで共有すべきは、いつ・どこへ・誰が・誰と、という基本事項です。具体的には次の情報を明記します。

・訪問日時

・訪問先企業

・先方の担当者名

・自社の担当者名

ほとんどの場合、訪問日時や企業名は記入されていますが、先方の担当者名もしっかり記入しましょう。営業チーム内で先方の担当者が誰なのか共有できていないと、別の営業担当者が訪問した際、話がかみ合わず、印象を悪くする可能性があります。また、自社のメンバーが複数の場合には、全員の名前を記入するのがおすすめです。

3.営業報告書を書くときに注意すべきポイント

要点を整理して、箇条書き等で短く記載する

伝えたいことと伝える順番、伝えたい相手、最重要項目は何かを整理しながら記入します。伝えたい要素が複数ある場合、文章よりも箇条書きにするとひと目見て理解しやすく、重要な事柄を見落としにくくなります。箇条書きは書き手にとっても整理しやすく、記入の漏れや抜けがないかがわかりやすいです。

必要な情報が端的にわかりやすく記載されているのが、質の高い営業報告書と言えます。営業報告書は、上司と部下のコミュニケーションツールという側面もあります。営業報告書を通じて普段している仕事の内容を上司に伝えることを心がけて記載するといいでしょう。

現状の問題を記載するだけでなく、自ら考える解決策も入れる

営業報告書には、今回の営業活動で発見した課題と具体的な解決策を記入します。営業報告書は上司に提出するだけではありません。自分にとって価値があるものにするために記入するのがおすすめです。

顧客との会話で得た情報やひらめきは、覚えておこうと思っていても時間の経過と共に忘れてしまいがちです。小さな情報かもしれませんが、後から役立つかもしれません。営業報告書に記入すれば、後から見返したときに思い出せますし、忘れていた情報が切り口となりいい提案につながることもあります。

営業報告書は、テレアポや商談後、時間をおかずに記入するのがおすすめです。手書きのメモやExcelでの管理でもいいですが、手書きでは属人性が高く、Excelでの管理は同時編集ができないため帰社後に記入する必要があります。

そこでおすすめなのが、グループウェアと呼ばれるITツールの導入です。スマホやタブレットで記入できるツールを選べば、外出先からも容易に記入できるため、商談後速やかに記入できます。

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4. 営業報告書を効率化して成果を上げるならグループウェアがおすすめな理由

グループウェアとは、社内のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を進めるためのツールです。業務をスムーズに進めるための機能が備わっているため、連絡が取りやすく、書類やファイルの共有、スケジュール管理などが容易にできます。Webブラウザから簡単に利用できるものもあります。

グループウェアには次のような機能が搭載されています。

・スケジュール管理

・ファイル管理

・スタッフの連絡先一覧

・プロジェクト管理

・勤怠管理

・会議室等の利用予約　など

営業報告書の記入を効率化するには、グループウェアの「報告書機能」を使うといいでしょう。ここでは、営業報告書の効率化に役立つグループウェアの機能を2つピックアップして紹介します。

コミュニケーション機能

グループウェアに搭載されている報告書機能には、営業担当者が記入した報告書に関係者がコメントを付けられる機能があります。

営業日報に上司がコメントを付けられるため、フィードバックが容易です。自分が記入した営業日報にコメントが付けば通知が来るため、コメントの内容を素早く確認できます。

情報共有機能

グループウェアの報告書機能には、報告書の記入後、通知先として設定した社員に通知がいきます。読んでほしい相手に見逃されず、スピーディに情報共有できます。スマートフォンやタブレットからもアクセスできるため、外出先やリモートワーク中も、営業日報を作成したり確認したりできます。

LINEと同じように既読・未読を表示する機能があるツールなら、相手が営業報告書を読んだかどうかを把握できます。記載したことを報告するメールを送るなど、確認のための余計なやりとりが不要ですし、上司からのフィードバックがスピーディなら営業担当者のモチベーション向上にも役立ちます。

業務効率化の機能

グループウェアの営業報告書機能を使うと、記入から提出、上司からのフィードバックまで全ての流れをオンライン上で行えます。Excelでの管理では同時編集が難しいため、使い勝手や情報共有性の面でグループウェアに及びません。

営業報告書に必要な企業名や担当者名は、グループウェアのデータベースから引っ張ってくることができます。今回の商談が前回からの続きなら、前回の営業報告書に追記すればよいのです。前回の日報を探す際は、キーワードから必要な報告書を検索すればスピーディにアクセスできます。

営業活動に必要な情報交換をグループウェアに集約すれば、ムダな会議や会議のための報告書の作成にかかる時間が削減できます。

このように、営業報告書を正しく運用すれば営業業務の効率化につながります。そのためには、ツールを導入する目的や意味を営業チーム全体で共有し、共通認識を持つことが重要です。

5. グループウェアと連携できるpipedriveで営業活動を最大化しよう

pipedriveは、顧客や案件の情報を効果的に活用するためのITツールです。さまざまなグループウェアと連携できるうえ、直感的なUIのため操作しやすく、導入コストが低く、定着しやすいのが特徴です。 pipedriveは、電話やメール、カレンダーなど、すでに導入しているグループウェアとの双方向同期が可能なうえ、zoomやSlackなど200種類以上のアプリと連携可能です。ここでは、pipedriveの特徴について解説します。

流入を一元管理できるリード管理

pipedriveは、リードと呼ばれる見込み客を、流入先を問わず一元管理できます。リード獲得から受注までの営業プロセスをフェーズごとにリストのように管理するため、案件の進捗状況を直感的に把握できます。

チャットボット機能もあり、24時間365日体制でリードへの対応が可能です。チャット機能では、営業担当者とチャットで直接コミュニケーションできます。

商談管理/顧客管理の明確な可視化

pipedriveは、商談のプロセスをパイプラインで管理するため、商談や顧客の状態を可視化できます。商談から受注までの営業活動のプロセスを、水がパイプの中を流れていくことをイメージした管理法のため、パイプライン管理と呼ばれます。見込み客や案件をステータスごとに整理し、パイプラインという軸で管理し可視化します。

・問い合わせ

・ヒアリング

・初回の面談

・見積り提出

・クロージング

・成約

以上のように営業活動の流れを細分化し、各案件の進捗について段階的にパイプライン上を動かしていきます。そのため、案件が今どのフェーズにあるのか、次にどのようなアクションをすべきかを直感的に把握できます。

行動管理の自動化

pipedriveを使用すると、営業プロセスのほぼ全てのステップを自動化できます。

営業活動において、次のアクションをいつ誰が誰に対して何をどう行うのか、徹底して管理することが重要です。ところが、案件が多くなればなるほど管理しにくい、タスクが多すぎて管理を徹底できない、次回の提案まで長い時間が空くなど、NEXTアクションを徹底管理するのは現実的には難しい面があります。

pipedriveでは、次のすべきアクションを明確にし、NEXTアクションを含むセールスプロセス情報を可視化します。NEXTアクション予定日がいつなのか、すでに予定日を過ぎている、NEXTアクション予定日が設定されていないなど、案件のステータスをアイコンで表示するため、どれが漏れていてどれがオンスケジュールなのか、ひと目でわかります。

これにより、案件管理にかかる時間を削減できるため、営業担当者は本来のコア業務である顧客対応に充てられる時間をより多く取れるようになります。これにより、商談数の増加による成約数や顧客満足度の向上を期待できます。

優れたモバイルアプリ

pipedriveにはモバイルアプリの用意があり、次のようなタブが設定されています。

・予定表

・取引

・アクティビティ

・連絡先

・その他

予定表では今後のアクティビティを一覧で確認できます。今日が期日の予定はもちろん、近日終了予定の取り引きを確認でき、ToDoリストとしても活用できます。検索窓から目的の情報を検索することもできます。

取引は、パイプラインで表示されます。新規案件の登録や取り引きステージの変更ができ、操作方法はパソコンからとほぼ同じなので、使い勝手は大きく変わりません。

特に優れている機能が、pipedriveアプリから電話をかけたりメールを送ったりすると、日時が自動的に登録されることです。取引ページにあるボタンを押すだけで電話やメールができるため、手間がかかりません。

営業活動において電話で通話することは少なくありません。特にリモートワーク中のような仕事環境がオフィス以外の場所の場合、ボタンを押すだけで通話を素早く始められる機能が重宝します。特に電話が繋がらず相手から折り返し電話がかかってきた場合、pipedriveに登録されている顧客であれば名前が表示され、誰からかかってきたのか、ひと目でわかります。