案件管理ツールは、顧客情報や営業活動の進捗、成果、契約書の取り交わし、受注後のクライアントサポートなどをシステム上で管理するもので、営業やマーケティング担当者など複数の関係者が同時に顧客や営業活動を把握するものです。
その他にプロジェクトの進捗状況を共有するツールもあります。
案件管理ツールは業務の効率化、抜け漏れなどを防止し、契約獲得数を増やすために導入します。この記事では、案件管理ツールの基礎知識や特徴、おすすめのツールを紹介します。
案件管理ツールの基礎知識
クラウドやシステムの導入には高額な費用が発生し、ツールの特性や傾向も異なるため、組織やサービス、業務内容に即して導入しなければなりません。
そのためには、ツールの基本的な知識を抑えることが不可欠です。ここからは、主にBtoB営業という領域に絞って説明します。
案件管理を行う目的
まずは案件管理を行う目的を改めて確認しましょう。案件を管理する目的は2つあります。1つは成果を出す（契約獲得数または獲得率を上げる）こと。もう1つは業務の効率化（就業時間の短縮や省人化）を図ることです。
企業が成長するためには、営業組織の強化が欠かせません。しかし、組織が大きくなれば業務の非効率化が生じ、契約の獲得数が思うように伸びなくなることがあります。
各営業担当者の営業活動を把握し、進捗に対して適切なアドバイス、サポートを行って契約獲得を進めるのが案件管理です。
単なる案件管理に留まらず、営業担当者の教育やサービスの改善もその中に含まれていることが多くあります。
管理すべき項目は？
詳細に切り分けると、管理すべき項目は膨大になりますが、ポイントは3つに集約されます。
- KGI/KPI管理
- 進捗管理
- 顧客管理
KGIは営業部の目標である、売上や獲得数が入るでしょう。それに紐づく、リード獲得数、アポイント獲得数（率）、商談数（率）などのKPIを管理します。マネージャーは全体を管理し、担当者は自分の数字と組織の平均値に大きなズレがないのかを確認します。
進捗管理は各担当者のスケジュールだけでなく、顧客に対してどの段階まで進んでいるのかステータス管理を行います。商談前の検討段階で止まっているのであれば、その要因を把握した上で解決し、次のフェーズに行くよう促します。
顧客管理は会社の基本情報や担当者の連絡先などを管理します。
案件管理ツールの使い方
従来の営業活動は、顧客リストや日報などを各営業担当者と共有し、営業会議で報告するというスタイルが取られていました。しかし、ミーティングの時間が長くなりがちで、各営業担当者が抱える本質的な課題が見えてこないことがほとんどでした。
これだと成果が上がらず、本来は営業活動に回すべき時間が会議に取られてしまうなど、無駄な時間が多くなりがちでした。
案件管理ツールは、スマートフォンやタブレット、パソコンで瞬時にアクセスできます。営業担当者はリアルタイムで情報を入力できるため、最新の状態でKGIやKPIを確認できます。
面談後の報告もしやすく、何が課題になっているのかを把握することができます。迅速に次のステップへと向かえるのです。
案件管理ツールが普及している背景として、デジタル化が進んだことと、仕事が効率を重視していることがあります。
案件管理ツールとExcelの違い
案件の管理を、Excelやスプレッドシートで行おうとする管理職が少なくありません。確かに、顧客管理やKGI/KPI管理、ステータス管理はExcelなどでも可能です。
しかし、管理する内容の自由度が低く、情報を多く入れようとすると入力する行や列が多くなり、シートの管理そのものに時間がかかります。データがフリーズ、消失することもあり、おすすめの方法とは言えません。
案件管理ツールは営業組織向けに最適化されています。ツールを導入する目的が明確であれば、使い方に戸惑うことはないでしょう。
案件管理ツール導入のメリットとデメリット
ツール導入のメリットは、即時性と確実性です。デメリットは費用が発生することです。これはシステムやツールの宿命とも言えるもので、トレードオフの関係にあると言えるでしょう。
メリットとデメリットをもう少し掘り下げて説明します。
メリット
案件管理ツールは、出先で情報を確認し、入力できるという最大のメリットがあります。面談前に改めて顧客が抱えている課題を確認したいという営業担当者は多いでしょう。前に使った提案資料を見ておきたいということもよくあります。
案件管理ツールは、必要な情報をシステム内に保存しておくことができます。ツールによってはPDFなどの提案資料を共有することもできます。
面談後は、次のステータスややるべきことをメモしておけるため、抜け漏れ防止にも役立ちます。管理職は各担当者の動きを素早く把握できます。
デメリット
案件管理ツールはクラウド型になっているものが多く、サブスクリプション型がほとんどです。1アカウント500～2,000円程度で設定しているケースがよく見受けられ、組織の規模が大きいほど費用負担は重くなります。
ただし、スクラッチで新たなシステムを構築しない限り、初期費用は発生しないものが大部分を占めます。トライアル期間を設けているツールもあります。
導入時のハードルは低いと言えるでしょう。
案件管理ツール選択のポイント
繰り返しになりますが、案件管理ツールを選ぶ際の一番のポイントは導入目的です。
営業組織管理をしたいのか、顧客を管理したいのか、リード獲得に力を入れたいのか、サービス導入後のアフターケア（解約率）が問題なのか。抱えている課題によって選ぶツールは異なります。それを明確にしてツールを選択してください。
それ以外に、ツールを選ぶ際のポイントについて紹介します。
アフターサービスが充実しているかどうか
すべてのツールが、フルサポート体制を構築しているわけではありません。チャットやメールなどを通して、カスタマーサポートと連絡をとるだけというツールはよくあります。
その一方で、窓口となる担当者をつけ、いつでも連絡できる体制を整えているサービスもあります。
営業担当者はすべての人材がITに長けているわけではありません。中小企業では管理職がデジタルに疎いこともあるでしょう。その場合、アフターサービスが充実しているかどうかは重要な要素の一つです。
連携ができるかどうか
案件管理ツールは、契約書のやり取りや請求書の発行フォームなどと紐づいていると、業務効率化が図りやすくなります。
一部のツールは、別会社が作ったツールと連携できる仕様になっています。すでに導入しているツールと連携できると便利でしょう。
モバイル端末で使いやすいかどうか
営業担当者はスマートフォンでアクセスすることが多く、小さな画面でも扱いやすく、見やすいものが良いでしょう。
モバイル端末に対応しているものの、見づらい、扱いにくいというものもあります。導入検討時は必ずモバイルでの使い勝手を確認してください。
UI/UXがユーザーファーストになっているかどうか
モバイル端末もそうですが、パソコンやタブレットにおいても、使いやすいものであることがベストです。
特に更新のスピードが速いサービスは、ユーザーの声に合わせて使いやすさの向上を図っています。そのようなものを選ぶと良いでしょう。
おすすめの案件管理ツール12選｜営業チーム向け
次に営業組織向けのおすすめの案件管理ツールを紹介します。ここで紹介するのは、以下の12ツールです。
- pipedrive（パイプドライブ）
- Salesforce Sales Cloud
- eセールスマネージャーRemix Cloud
- Zoho CRM
- GENIEE SFA/CRM
- Senses
- WaWaFrontier
- ネクストSFA
- JUST.SFA
- kintone
- Sales Force Assistant
- GRIDY SFA
pipedrive（パイプドライブ）
パイプドライブはマーケティングからカスタマーサポートまで広くカバーした案件管理ツールです。KGI/KPI、営業プロセス管理、担当者同士のコミュニケーション、タスク管理まで幅広い機能を網羅しています。営業成果向上と業務効率化の両方を目的としています。
カスタマイズできる自由度が高く、営業組織が抱える課題や業務内容に応じて、柔軟な使い方ができます。
リードのフィルタリング、分類、セグメントも可能。リードの掘り起こしから育成までを行う、マーケティングでも大活躍します。
ZOOMやslack、Hubspotなど350を超えるツールとの連携もできるため、目的に沿った使い方がしやすいでしょう。
初期費用は無料、月額1,700円から利用できます。
Salesforce Sales Cloud
営業活動を迅速かつ効率的に進めることを目的として、開発されたツールです。営業担当者のステータスを見える化し、失注を防止します。
集約した情報を活用し、購買へと至るインサイトを導き出すなど、分析機能も充実しています。
無料でのトライアルが可能です。
eセールスマネージャーRemix Cloud
eセールスマネージャーは顧客管理や営業効果の測定を行うツールで、案件数の増加や売上増への寄与を目的としています。
最大の特徴はアフターフォローが充実していることで、導入したまま使いきれずに終わってしまったということがありません。定着率は95%と高水準をマークしています。
eセールスマネージャーの中でも、顧客に応じて自由度を高めているのが、eセールスマネージャーRemix Cloudで、カスタマイズに応じてくれます。
Zoho CRM
顧客管理を一元管理し、営業活動をサポートするツールです。顧客データと営業活動を紐づけ、営業担当者や営業ステータスを確認することができます。
リードに対するアプローチも行うことができ、それに対する結果の記録を自動で行います。メルマガを送信したことに対する反応率などを逐次把握できます。
スタンダードプランは1アカウント月額1,680円です。
GENIEE SFA/CRM
シンプルな管理画面で、設定・入力・分析を直観的に行える営業管理ツールです。顧客管理や営業活動を一元管理できます。
定着率が99%と高い背景に、初期導入から運用サポートを一貫して行っていることが挙げられます。専任の担当者がフォローする仕組みです。
スタンダードプランは10ユーザーで月額29,800円です。
Senses
AIを導入して入力の自動化を行う、案件管理ツールです。各担当者の営業活動の進捗を共有し、リモートワークの支援も行います。
面談後の入力作業などは、モバイルでワンクリックで行うことができます。自動文字起こし機能もあり、名刺や議事録の自動スキャンが可能です。
スタータープランは月額27,500円で、5ユーザーが利用できます。
WaWaFrontier
営業担当者のスケジュールや日報、案件のステータス、行動分析などが行える営業管理ツールです。
用途や目的に合わせて項目の変更ができ、簡単操作で入力に手間がかかりません。システムの自由度が高く、営業担当者の負担にならない工夫が凝らされています。
1ユーザー当たり月額2,000円で、それとは別にユーザー数に関係なく基本料金が月額2,500円かかります。
ネクストSFA
顧客管理、営業管理に加えて、マーケティングオートメーション機能も搭載しているシステムです。マーケティングオートメーションとは、リストの作成やメール一括送信、問い合わせ管理などが行えるものです。
リードの獲得から育成を行い、案件化。そこからは営業担当者が営業活動を行い、進捗管理までが一つのシステムで完結します。
初期費用は無料。基本料金が10ユーザー分で月額50,000円。マーケティングオートメーション機能を追加すると、月額30,000円がかかります。
JUST.SFA
ノーコードでプログラミングの知識がなくても、最適なシステムを構築できる一風変わった案件管理ツールです。
8種類のパネルの中から、顧客管理・営業活動管理・分析などを選んで必要な項目を作成、追加することができます。
アフターサービスも充実しており、定着までの支援をしてくれます。
kintone
営業管理だけでなく、人事や総務、マーケティング、顧客サポートなど、様々な組織に合わせて必要なシステムを組み合わせることができるツールです。
顧客案件管理、交通費申請、日報などの様々なアプリがあり、それを用途に合わせ
て選択することができます。テンプレートは100種類以上用意されています。
Sales Force Assistant
営業担当者をアシストすることに主眼を置いて開発されたツールです。一日一覧の日報を見るだけで、顧客管理、商談管理、案件管理、クレーム管理、訪問計画管理などを行えます。
営業スタイルに合わせた製品群を用意しており、業種を問わずに導入できます。
GRIDY SFA
顧客情報と営業報告の入力だけで、営業プロセスを可視化できるツールです。商談内容、スケジュール、営業報告、ファイルなどの活動履歴を俯瞰的に見ることができます。
ユーザー数を気にせず使えることに特徴があり、チーム間でコミュニケーションがとれるグループウェアは月額10,000円で、ユーザー数は無制限になっています。営業管理システムなどが含まれたSFAスタンダードは月額50,000円です。
おすすめの案件管理ツール3選｜プロジェクト管理向け
次にプロジェクト管理ツールを紹介します。契約を行った後は、顧客にサービスを提供するための製作や請求、顧客サポートなどの管理を行わなければなりません。
一連のプロジェクトを管理するのに適したツールです。今回紹介するのは、以下の3つです。
- みんなでガント.com
- Brabio!
- Backlog
みんなでガント.com
会員登録不要で、業務やタスク、スケジュール管理に必要なガントチャートを利用できるツールです。
TODO毎にガントチャートのタスクと関連させることができ、詳細な管理が可能です。
トライアルプランは10ユーザーまでで3か月1,800円です。低価格で初めてガントチャートを使う人に向いています。
Brabio!
ガントチャートを作成するツールですが、メンバーの忙しさを直観的に可視化するなど、管理に適した機能が付与されています。
フリープランは1分程度で始めることができ、気軽にトライアルができるでしょう。
Backlog
プロジェクト管理の王道ツールの一つです。ガントチャートで業務やタスクを一元管理するだけでなく、タスク漏れ・遅延などを防止する機能がついています。
ツール内でコミュニケーションが取れるため、一つのシステムで円滑なプロジェクトの推進が行えます。
ユーザーが増えても料金は変わりません。スタータープランは月額2,970円、スタンダードプランは月額17,600円です。
案件管理ツールを活用して営業成果を上げよう！
人材獲得の難易度は上がっており、転職することのハードルが下がっているため、営業組織の省人化・効率化は欠かせない要素となりました。今後、案件管理ツールは組織運営になくてはならないものとなるでしょう。
早めに導入し、定着させておくことをおすすめします。
Pipedrive（パイプドライブ）は顧客管理やマーケティング、カスタマーサポート、営業管理まで、幅広くカバーした案件管理ツールです。KGI/KPI、営業プロセス管理、担当者同士のコミュニケーション、タスク管理までを行えます。営業成果向上と業務効率化を図ることができます。
初期費用は無料、月額1,700円から利用できます。Pipedriveの詳細は以下からチェックできるので、ぜひ参考にしてみてください。
