失敗しない!目標管理ツールの選び方と導入手順を徹底解説

目標管理ツールとは、社内で決めた共通の目標に向けて進捗を効率的に管理するツールです。組織の目標と従業員の目標とを連動させるため、従業員の目標管理はもちろん、評価のフィードバックまで一括管理できます。目標管理がしっかり行えると組織強化はもちろん、個人のモチベーションの維持、離職の防止につながります。

とはいえ、目標管理をExcelで行う場合は達成状況や進捗の把握や共有が難しいため、目標管理ツールを活用するのがおすすめです。

そこでこの記事では、目標管理ツールについて、MBOとOKRの違いを含めた概要のほか、導入によるメリット・デメリット、導入の手順について解説します。何のために目標管理をするのかもよくわかる内容ですので、ぜひ最後まで読んでみて下さい。

1.目標管理ツールとは

目標管理ツールとは、社内で決めた共通の目標を達成するため、部署や社員がそれぞれどのような取り組みをしているのかを把握し合い、達成に向けた進捗状況を評価するためのツールです。

目標管理ツールを使うことによって、社員の業務を効率的に可視化できる、目標達成に向けた進捗状況を可視化できるため、社員の評価がしやすいというメリットがあります。

目標管理ツールの代表的な管理手法は、MBOとOKRの2種類あります。この項目では、それぞれの概要について解説します。

MBO(Management By Objectives)

MBOとは、Management By Objectivesの頭文字を取った言葉で、目標管理と直訳できます。MBOは、1950年代に経営学者であるピーター・ドラッカーが自らの著書で提唱した目標管理制度で、日本でも取り入れている企業が多くあります。

MBOでは、個人やグループごとに目標を設定し、その目標の進捗度や達成度合いに応じて評価を決めます。MBOでの目標設定は、「明確で具体的な目標」「適正な目標レベルの設定」「時間軸の設定」「目標達成の方法の明記」「会社目標との関連や個人の使命を踏まえた目標設定」などをポイントにすることが多いです。

MBOは人事評価のために用いられることが多い目標管理ツールです。前述の通り、目標の基準が明確なため評価しやすいです。注意が必要なのは、上司が部下の目標を細かく管理することが求められることです。そのため、上司のマネジメントスキルに左右されるところがあります。

OKR(Objectives and Key Results)

OKRは、Objectives and Key Resultsの頭文字を取った言葉で、目標に対する達成度合いを評価する手法です。企業全体の定性的な目標(Objective)の達成に紐付けて、定量的な成果指標(Key Results)を3つから4つ程度の要素に分解して設定し、それぞれに対する進捗を追跡します。組織全体の目的を達成するための個人の目標を設定します。

従業員にとって目指すべきゴールが理解しやすいため浸透しやすく、企業の生産性向上を目的とした管理手法です。OKRはインテルで生まれ、GoogleやFacebook、メルカリなどで採用されたことで、広く注目を浴びるようになりました。

特徴的なのは、フィードバックを短い周期で実施すること、会社と個人の目標をリンクさせ達成までのプロセスを可視化できることです。フィードバックは会社によって異なりますが、3ヵ月に1度というように短い周期で実施し、目標設定をフレキシブルに変更していきます。

2.目標管理ツール導入の3つのメリット

目標管理ツールの導入には、業務効率化、目標管理、評価制度についてメリットがあります。この項目では、目標管理ツールの導入によってどのようなメリットを得られるのか、3つそれぞれについて解説していきます。

①業務効率化の向上

目標管理ツールの導入によって目標を社内で共有できるため、進捗状況の把握がしやすくなります。これにより業務を効率的に行えるようになります。

目標管理ツールの導入によって、誰がどの業務を担当しているのかが可視化されわかりやすくなるため、社内のコミュニケーションが円滑になっていきます。

また、人事評価に必要な評価シートを未記入の従業員には、アラート機能によって通知できます。社員数が多ければ多いほど手間と時間がかかっていた回収作業をスマートかつスムーズに進めることができるようになります。事務作業のボトルネック解消にも役立ちます。

②目標管理

目標管理とは、会社全体の目標達成のために、従業員1人1人が能動的に目標達成に向けた計画を立て、進捗を管理することです。目標管理ツールの導入によって、会社全体の目標と部門、チーム、個人の目標がクリアになり、決められた時間内で共通の目標を達成するために個人が業務を前向きに担うようになるため、社内の活性化にもつながります。

目標管理ツールによって目標に向けての進捗が可視化されるため、経験が浅い従業員は目標管理の効果や自分がしている仕事への手応えを感じやすくなります。また、目標達成までの進捗を把握しやすくなるため、伸び悩んでいる従業員には適切なフォローができるようになります。1人1人が目標達成に向けて仕事に前向きになり、モチベーション高く仕事に取り組めるようになります。

③自社の適正な評価制度の確立

目標管理ツールの導入は、従業員の適正な評価と、従業員の会社に対する貢献度の向上につながります。目標が明確になると、個人がすべきことがクリアになります。その結果、会社への貢献度が高くなります。また、目標に向けての軌跡で残した成果や評価が客観的にわかるため、従業員を適正に評価することができます。

目標管理ツールは、人事評価とも密接な関わりがあります。目標管理ツールの中には、人事評価と連携し、評価に関する事務手続きを効率化できる機能を搭載しているものもあります。人事に関する情報を一元管理したり、スキル・経験などを見える化したりするのにも活用できます。もしも人事評価制度の新設や一新を検討中なら、目標管理ツールの活用により、人事評価や人材活用の仕組みを構築することもできるので、目標管理ツールの導入を併せて検討するといいでしょう。

3.目標管理ツールの2つのデメリット

上記のようなメリットのほか、目標管理ツールにはデメリットもあります。この項目では、2つのデメリットを紹介します。

①目標達成の目標設定

目標達成のためにする目標設定が、目標設定のための目標設定になる可能性があります。目標を設定すること自体が目標となってしまう恐れがある、ということです。

対策として、目標の先にゴールを設定するといいでしょう。ゴールを設定し、ゴールから逆算して目標を設定すると、目標達成に向けた目標設定ができるはずです。

②個人目標とチーム目標の2軸の評価の難しさ

目標管理において、目標をどのくらい達成できたかが評価の基準です。そのため、従業員が自身の評価を高めるために達成しやすい低い目標を設定してしまう可能性があります。従業員が低い目標を設定した場合、その人は戦力にならず、チーム目標の達成は困難です。目標管理では、チームと個人の2軸で評価をするため、評価者への負担が大きくなります。

対策するには、従業員が決めた目標を上司がチェックするステップを設けるのがおすすめです。その上で定期的に面談を実施し、抱えている課題や悩みのヒアリングやアドバイスをするといいでしょう。

いずれのデメリットも、導入時に意識して対策すればカバーできるはずです。目標管理ツールを導入する際には、デメリットに対してどのように対策していくか、事前に手段を検討すべきです。

4.目標管理ツールの選び方のポイント

目標管理ツールの導入は、会社はもちろん、従業員にとっても大きなメリットがあるため、導入に前向きな企業も少なくないでしょう。

この項目では、目標管理ツールを選ぶ際のポイントを4つのステップで紹介します。ツールの選定の前に、このステップについて十分に議論・検討すれば、自社に最適な目標管理ツールの選定をスムーズに運べるはずです。

導入する目的の明確化

目標管理ツールの導入は、会社の目標を達成させるための手段の1つです。導入の目的を整理し、その目的を達成するのに最適なツールを選ぶべきです。そのためには、目標管理をする上での課題を洗い出し、目標管理によって得たいこと、達成したいことを明確にしておくことが重要です。

企業によって、目標管理ツールを導入する目的はさまざまです。目標達成に向けた従業員の意欲を高めたい、人事制度を一新したいなど、目的によって選ぶべきツールは異なります。ツールを選ぶ際は、目的に対して強みを持つツールかどうかをチェックすべきです。

繰り返しますが、目標管理は会社全体の目標を達成するための手段の1つでしかありません。目標達成までを効率的に管理・運用するため、自社の目的に合ったツールを選びましょう。

目標管理フレームワーク

選ぼうとしている目標管理ツールが、自社の目標管理のフレームワークに合っているかどうかを見極めます。

目標管理ツールのフレームワークとは、最初に紹介したMBOとOKRの2種類です。ここで簡単におさらいしましょう。MBOとは、目標と評価を密接に組み合わせて100%の達成を理想とした目標設定です。一方のOKRは、組織の目標と個人の目標をリンクさせ、70%程度の達成を理想とした目標設定です。

ツールを選定する際には、自社の目標管理のフレームワークがMBOとOKRのどちらなのか、見極めてから選定します。

機能面

目標管理ツールはさまざまな種類があり機能も多様です。また、小規模な事業者のほうが使い勝手のいいものもありますし、大規模なデータ処理が得意なツールもあります。選定の際には、組織の規模やコストに見合ったツールを選択します。

また、既に導入済みのツールと機能が被っていないかもチェックすべきです。社内SNSの機能があるような情報共有が得意なツールの場合、すでに導入しているSlackやChatwork、LINE for Businessのようなビジネスチャットやグループウェアと似た機能が増えることになります。既存のツールと新たなツールの両方を使うのは現実的ではありませんし、その機能の分、コストが上がっている可能性もあります。

既存のツールの機能や仕組みを改めて確認し、目標管理ツールの機能と重複していないかチェックしましょう。すでにカバーできている機能が見つかれば、それ以外の機能の有無を確認しながら比較し、絞り込んでいくといいでしょう。

予算

目標管理ツールの導入にかかるコストは、最も重要な項目とも言えます。予算にマッチするツールであることを確認しましょう。

目標管理ツールは、月額費用がかかるものがほとんどです。毎月のランニングコストとして、自社の負担にならない料金のものを選びましょう。ツールを選ぶ際には、初期費用の有無と金額、月額費用に分けて、かかる費用がどの程度なのか、予算に合っているか、検討すべきです。

また、目標管理ツールの中には無料トライアルが可能なものがあります。コストをかけて導入したものの、使い勝手が悪い、自社のスタイルに合わないなどで使わなくなると、無駄なコストになってしまいます。導入前に無料で使い勝手を試してみることをおすすめします。

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5.目標管理ツール導入手順

目標管理ツールは、目標管理のフレームワークがOKRかMBOかによって導入手順が異なります。この項目では、それぞれの導入方法について説明していきます。

MBO導入(Management By Objectives)

MBOの目標管理ツールの導入手順は次の通りです。

  • 目標設定
  • 行動計画の設計
  • 定期的な進捗確認
  • 評価前後のフォロー

初めに目標設定を行います。目標設定の際には、社員のスキルアップや公正な評価を意識するといいでしょう。目標を設定したら、実践計画を設計します。実践計画はPDCAを元に立てます。計画・実行・確認・改善の各項目について、目標達成から逆算し、適切な行動計画を設計します。

行動計画が完成したら、定期的な進捗確認を実施します。社内で定期的なミーティングの実施や従業員との面談、日報などを活用して進捗を確認します。その上で、期ごとに行う評価の前後にフォローを行います。評価の流れは、まず社員が自身について評価し、その後上司が評定を実施するのが一般的です。

目標達成度に対する評価は、できるだけ客観的に、公正かつ公平にジャッジします。評価前後のフォローによって、今後に活かすべき反省点や改善点を見出すことができ、来期に向けたモチベーションにつながります。

OKR導入(Objectives and Key Results)

OKRの目標管理ツールの導入手順は次のとおりです。

  • OKRの設定
  • OKRの共有
  • 進捗状況を短いスパンで確認

まずは、企業全体のOKR(組織が設定する目標と、目標達成のために必要な成果)を設定します。OKRは1企業につき1つ設定するのが理想的です。複数の事業に分かれている場合は、事業ごとに1つ設定するといいでしょう。企業全体のOKRを設定したら、チームごと、個人ごとのOKRを設定します。

設定後したOKRは、社内で共有します。共有することで、目指すべき方向性を従業員全員が認識し、同じベクトルで仕事に取り組めるからです。さらに、目標設定から完了までの期間を定め、その間、進捗状況を短いスパンで頻繁に確認し合うことにより、目標にブレが生じず、一丸となって進めていけます。

6.目標管理ツールを活用して組織の目標達成を実現しよう

働き方改革の浸透や労働人口の減少によって、今までと同じ組織運用では上手くいかなくなっていることが予測できます。さらにコロナ禍によるリモートワークの増加によって、従来通りの目標設定や人事評価のあり方に難しさを感じている企業も少なくないはずです。

このような状況だからこそ、目標管理ツールを生産性の向上や従業員のエンゲージメント向上の原動力とし、会社の目標達成に近づけていきましょう。

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