営業の商談後にはお礼のメールを!好印象なお礼メールのコツと例文集

お礼のメールを送るのは、営業活動の1つです。リードとの初めての商談のあとはもちろん、商談を終えたら都度送ったり、受注や成約の直後に送ったり、営業担当者の多くがさまざまなシーンでお礼のメールを送っています。

営業担当者の中には、お礼を伝えるべきすべてのシーンでお礼のメールを送っている人もいれば、成約のときにしか送っていないという人もいますが、お礼のメールを送ることが、マイナスになることはほぼありません。

この記事では、営業担当者にとってお礼のメールの重要性と、お礼のメールの作成方法について解説します。

1.営業の商談後にお礼メールが重要な理由とは

営業の商談後にお礼のメールの送信やメールの内容は非常に大きな役割を果たします。契約をするかどうか決断するのは機械ではなく人間ですから、メールの文面に表れる心遣いや的確な意見が、商談の流れを有利にすることは珍しくありません。

例えば、良い雰囲気の商談だったのにその場での契約に至らなかった場合、商談後にお礼のメールを送ることで相手の心境が変化し、契約を即決する可能性があります。商談時にミスをしてしまった場合でも、商談後にお礼のメールを送ってフォローできれば、ネガティブな印象を払拭できるかもしれません。

このように、商談の内容にマッチした内容のお礼のメールを送ることは、次回の商談につなげるために非常に重要なことがわかります。

2.「営業商談後の心を掴む」お礼メール作成で意識するべきこと

前述のように、商談の内容にマッチした内容のお礼のメールを送るにはコツが必要です。その中でも特に意識すべき重要な点を3つ挙げて解説します。

<h3> :営業商談後になるべく早く連絡を入れる
お礼のメールは商談を実施した当日のうちに送ります。もしも当日中に送信できなかった場合でも、翌朝、相手がメールチェックをするタイミングまでに間に合うように送信しておくのがおすすめです。あまり時間が経つと相手の心証が悪くなることが多いからです。

営業担当者の中には、商談の手応えによってお礼のメールを送ったり送らなかったりする人もいますが、誰が誰とつながっているかは検討がつきません。別の取引先の担当者と思いも寄らない接点で繋がっていて、思わぬトラブルの元となる可能性だってあるのです。商談後のお礼のメールは、相手を選ばず送るようにしましょう。

また、すぐに必要ではないと言っていたリードの状況が変わり、商品の購入やサービスの契約をすぐにする必要が出てくることがあります。お礼のメールによって相手の中での自社の印象を強く残し優先順位を上げておくことは、得策だと言えます。

商談内容の話題を入れた形で、メール作成を行う

商談後のお礼のメールには必ず商談の内容や話題を盛り込みましょう。定型文をコピペしただけのメールでは、事務的に送っているのだと思われても仕方ありません。商談に参加した人だけがわかるような文面なら、顧客思いであることや、意欲的な会社であることを感じてもらえる可能性が高まりますし、心からのお礼であることが伝わります。

とはいえ、商談内容に合致しないような的外れな内容を記載しては、相手を混乱させてしまいます。自分の言葉で相手に伝えようとする姿勢を大切に、文面を作成するようにしましょう。

読みやすく、簡潔にした形の文章にする

お礼のメールは、誤字脱字がなくて読みやすい、シンプルな文章でつづります。特に誤字脱字は、相手が必ず寛大な気持ちで受け止めてくれるわけではありません。「こちらを軽く見ているのではないか」「誤字があるのはミスをよくするからではないか」と、シビアな見方をする人もいることを肝に銘じ、誤りがないようにしっかりと確認します。

また、相手がスムーズに読める文面であることにも配慮すべきです。改行とスペースを適切に入れて、漢字とひらがなのバランスを取り、サッパリとシンプルな言い回しの文章を作成しましょう。

3.営業商談後の文章例を紹介

いきなりお礼のメールを作成しろと言われても、自身を持って作れる人はそう多くないはずです。

この項目では、初めての商談時、契約を検討してもらった場合、契約いただいた場合、契約後の顧客との商談後の4つのケースにおけるお礼のメールの文章例を紹介します。

①初ご挨拶後の文章例

【件名】ご面談のお礼 株式会社□□ 担当者名

株式会社〇〇

代表取締役 〇〇様

本日、■■の提案をさせて頂きました、

株式会社□□の□□でございます。

ご多忙にも関わらず、貴重なお時間を頂きありがとうございました。

弊社の■■につきまして、ご不明点や疑問点などがございましたら、

お気軽にお問合せください。

〇〇様にお会いできたご縁を大切に、より一層精進して参ります。

今後とも何卒宜しくお願い申し上げます。

署名

②商談後に契約を検討してもらった場合の文章例

【件名】ご面談のお礼 株式会社□□ 担当者名

株式会社〇〇

代表取締役 〇〇様

本日、■■の提案をさせて頂きました、

株式会社□□の□□でございます。

ご多忙にも関わらず、貴重なお時間を頂きありがとうございました。

弊社■■の導入についてご検討いただくなかで、ご要望などがございましたらお気軽にご相談ください。

できる限り御社のご要望に沿えますよう、鋭意対応させていただく所存です。

また、本日○○様からお申し出いただきました弊社商品・サービスの□□につきまして、社内で再度検討のうえ、◎月◎日(◎時)までに回答させていただきます。

その他、ご不明点やご要望などございましたら、お気軽にお申し付けください。

今後とも何卒宜しくお願い申し上げます。

署名

③商談後に契約をもらった場合の文章例

【件名】ご面談のお礼 株式会社□□ 担当者名

株式会社〇〇

代表取締役 〇〇様

本日、■■の提案をさせて頂きました、

株式会社□□の□□でございます。

ご多忙にも関わらず、貴重なお時間を頂きありがとうございました。

また、ご契約くださいましたこと、深く御礼申し上げます。

弊社の■■は、御社の△△のお役に立てると確信しております。

当社を選んでよかったとのお言葉をいただけるよう、全力で御社へのお力添えをさせていただきます。

なお、ご不明点や疑問点などございましたら、お気軽にご相談ください。

今後とも何卒宜しくお願い申し上げます。

署名

④契約をしてもらっている顧客との商談後の文章例

【件名】ご面談のお礼 株式会社□□ 担当者名 

◯◯株式会社

代表取締役社長 ◯◯様

平素より大変お世話になっております。

株式会社□□営業部の□□でございます。

この度は、■■のご説明のお時間を頂き、

誠にありがとうございます。

今回、改めて提案させていただいた商品導入の費用の件について、

改めて良いご提案ができますよう、社内で再度検討させていただきます。

再度ご提示できる内容が固まり次第連絡を差し上げますので、

宜しくお願いします。

なお、ご不明点などございましたら、 お気軽にお申しつけください。

メールにて大変恐縮ですが、とり急ぎお礼まで。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

署名

4.お礼のメールを営業活動で意識するだけで、クライアントワークが円滑に

後ほどお礼のメールを送ることを意識すると、商談中、お客様と話した内容や参考にした点を意識するようになるため、1件1件の商談がしっかりと印象に残ります。商談そのものがルーティンワークにならず、顧客のことをしっかり考えた営業活動が実現するため、クライアントワークが円滑に進むようになります。

5.お礼のメールが商談印象を鮮やかに変える

たった一通のメールですが、送るか送らないかで相手の印象は大きく変わります。商談の中で顧客と話した内容を盛り込み、商談の印象をよりよいものにアップデートできれば、商談の成約率向上にもつながってきます。とはいえ、オンラインでの商談の普及によって、1日に実施する商談数が増加している昨今、商談それぞれの内容を詳細まで覚えていることが難しいと感じることも少なくないでしょう。

そこでおすすめなのが、CRM(顧客管理ツール)やSFA(営業支援ツール)を活用し、顧客とのやりとりを残すことです。商談の進み具合や商談結果はもちろん、顧客からの問い合わせのログを残すこともできるため、お礼のメールを送るのはもちろん、次回の商談に向けての準備などにも役立ちます。

おすすめは、Merが提供するpipedriveです。pipedriveは、エストニア発のCRM/SFAツールです。リードや案件の管理、顧客とのやりとりの追跡、タスクの自動化、分析とレポート機能など、営業活動を支援するための機能を数多く搭載しています。

商談の進み具合や商談結果を可視化でき、データを整理して管理しやすいため、失注の削減につながります。モバイルアプリもあり、タスクのチェックや案件確認、更新などの必要な操作をどこにいても行えます。また、メールやカレンダーなど、今使っているグループウェアと双方向同期できるため、入力の負担を軽減できます。

pipedriveには4プランあります。どのプランも初期費用0円、年間払いの場合、月額1,500〜6,000円/1ユーザーで利用できます。14日間のフリートライアル期間を設けており、使いやすさを確認してから導入できます。