Zoom商談録画データと参加者情報をCRMに自動連携する方法

皆さんこんにちわ！
オンラインミーティングが主流になって久しいですが、恐らくこの記事を読んで頂いているほとんどの方が日常的にZoomを活用して商談を行っているのではないでしょうか？

そんなZoomユーザーの皆様が恐らく共感頂けるであろう課題に対して、弊社なりの解決策を書いていこうと思います。

Zoom活用におけるよくある課題

よくこんな課題がございませんか？

Zoomの録画ファイルの保存容量が足りなくなる
CRM / SFA上の商談ログと録画データが紐付いていない
ミーティングが始まったら想定より多くの方がご参加頂いていたが、ご参加頂いた方の情報がわからない(後から、あれ？あの時のミーティング参加者誰だっけ？)

Zoomの録画ファイルの保存容量が足りなくなる

Zoomのクラウドレコーディングは、プランによって異なりますが、有料のプロもしくはビジネスプランでも、1ユーザーに付き、5GBまでです。
5GB×ユーザー数分の容量があったとしても、1時間のミーティングをすると、大体500MB前後の容量を消費してしまいます。

CRM / SFA上の商談ログと録画データが紐付いていない

CRM / SFAを導入される企業が増えてきましたが、クライアントとの商談の議事録などをツールを活用して管理されている場合、フィードバック時や前回のミーティングの振り返り時に、そのツールを見ながら行うことも多いかと思います。そういった場合に、商談の録画を見返すといったこともあるかと思いますが、商談ログに紐付いていないとわざわざZoomにログインして、該当のミーティングを探さなければなりません。また保存容量の兼ね合いで、確認しようと思った時にはすでに録画データが削除されているなんてことも。。。

ミーティングが始まったら想定より多くの方がご参加頂いていたが、ご参加頂いた方の情報がわからない(後から、あれ？あの時のミーティング参加者誰だっけ？)

Aさんとのミーティングを予定していたが、当日ミーティングが始まると、そこにはAさんの上長もご一緒に参加頂いてた！など、予定していた担当者様以外が会議にご参加頂けるケースもよくあると思います。オフラインだったら名刺交換を行って、後からどの事業部のどういった役職の方だったのかなども把握出来ますが、Zoomミーティングだとなかなか難しいものです。(オンライン名刺交換って普及してないですよね)

iPaaSを活用して、ノーコードで解消！

上記のような課題を、iPaaSといわれる分類のノーコードツールを活用しながら解消していきます。

どんなアウトプットになるのか？( CRMプラットフォームPipedriveを活用する例 )

①取引管理画面でミーティングの予定を作成します

②お客様に当日のカレンダー招待とZoomリンク発行のお知らせが通知されます

③ミーティング録画が完了すると、参加者情報と録画ファイルURLが記載されます

①で作成されたミーティングアクティビティのメモに、参加者情報と録画リンクを記載。また取引内の参加者情報にCRM上の人物データを紐付け

大まかなアウトプットとしてはこのようになり、これらが自動的に実行されるようになります。
またそれぞれの課題に対しては、

・Zoomの録画ファイルの保存容量が足りなくなる
→GCPもしくはGoogleドライブにZoomの録画ファイルを保存することで、Zoomの容量制限をクリア。GCPは従量課金ですが、動画を保存するくらいなら大きな金額にはなりません。GoogleドライブもBusiness Standardプラン以上なら一人辺り2TBのストレージがあるので、十分かなと。

・CRM / SFA上の商談ログと録画データが紐付いていない
→上記アウトプットのように自動的に紐付けられます。

・ミーティングが始まったら想定より多くの方がご参加頂いていたが、ご参加頂いた方の情報がわからない(後から、あれ？あの時のミーティング参加者誰だっけ？)
→上記アウトプットのように自動的に紐付けられます。またはじめてお会いする方でもミーティング参加前にオプトインを取得することで、連絡先情報なども収集しています。

どうやって自動化を構築するのか？

必要なツール

Zoom
GCPやGoogleドライブなどのストレージ
PipedriveなどのCRM / SFA
MakeというiPaaS

ポイントとなるのは、Makeの活用です。MakeとはiPaaSと呼ばれるクラウドサービス同士の連携をノーコード(もしくはローコード)で実現してくれるサービスです。日本だとZapierなどが有名ですが、Makeはより幅広い設定が可能なツールです。このMakeを使って、大まかな流れでご説明すると

💡

トリガー : Zoomの録画が完了したら
　アクション① : 録画ファイルをダウンロードして
　アクション② : ストレージにアップロードして
　アクション③ : CRM上で該当のアクティビティを検索して
　アクション④ : 該当のアクティビティに参加者情報と録画ファイル　URLを記載して
　アクション⑤ : CRM上で該当取引に紐付いていない参加者情報を検索して
　アクション⑥ : 存在したら該当取引に紐付け、存在しなければ人物情報を作成して該当取引に紐付け

といったことを実行するように構築します。