営業活動にあてる業務時間を増やすためにすべきこと
Salesforce社第3回年次レポート「セールス最新事情」によると、実は営業担当者は業務時間の34％しか営業活動を行えていないという結果が出ています。そのうち15％が対面での顧客のやりとり、11％がオンラインでの顧客とのやりとり、9％が見込み顧客の開拓で、実に65％を、書類作成や事務作業、プランニング、会議に充てているのです。
この記事では、このような現状に陥っている原因を元に、営業職が本来の営業活動に業務時間の多くをあてるための方法を解説します。
1.営業職の業務時間が長くなってしまう理由
営業職の業務時間が長くなってしまうのは、顧客の業務時間に併せて営業活動を行ったあと、見積書や提案書、報告書の作成や経費精算などの事務作業を行うからです。営業職は、必然的に残業が多くなりがちな職種です。
この項目では、営業職の業務時間が長くなってしまう理由を4つ、紹介します。営業職の業務時間が長くなる原因がわかれば、残業を減らすためのポイントを把握しやすくなります。
業務時間内に終わらない事務作業
営業職の仕事が業務時間内に終わらないのは、事務作業が多くあるからです。営業職の仕事の中心は、クライアントへの電話連絡や客先を訪問して商談すること。必然的に労働時間の多くを営業活動に割くことになります。
営業職は顧客の都合に合わせて時間を調整して行動せねばなりません。そのため、帰社時間が終業時間を超えてしまうことが多々あります。すると、報告書作成や経費精算といった事務仕事が後回しとなり、事務仕事ために残業せざるを得ない状況に陥ります。
商談を行うためには、クライアントへのアポイントを取る、商談のための資料作成、見積もり書や請求書の作成などのデスクワークが欠かせません。商談時間や移動時間のほかにこれらの業務のための時間が必要ですから、残業や自宅への持ち帰りなどが生じやすいです。
さらに、外出が多い営業職は、上司や管理職から、普段の活動を報告するように求められます。日報や商談の報告書作成、情報共有などの事務仕事もついてまわります。こうした一連の事務仕事を片付けてようやく、営業職の1日の業務が終わるのです。
営業職の仕事が業務時間内に終わらないのは、こうした社内業務にも多くの時間をかけているからなの
です。
急な顧客対応
営業職の仕事の中心がクライアントとの商談ですが、勤務時間外に急な商談が入ってしまうこともあります。事前に1日の予定を立てていても、顧客の都合や要望による予定変更が日常的に起こります。緊急の問合せやクレームが入れば、対応しなければなりませんし、その日のうちに訪問しなければならないクライアントがいれば、就業時間後に出向くこともあります。すると必然的に、残業や休日出勤をしなければ仕事が片付かない状況になります。
業種によっては、商談後、得意先との付き合いが習慣化していることもあります。接待のためとはいえ、会社によって飲み会は労働時間にカウントされず、残業の対象にならないこともあります。とはいえ、仕事のために拘束されることに変わりありません。営業職は、仕事に費やす時間が長く、決められた労働時間内に業務を終わらせるのは困難だと言えるでしょう。
社内会議
社内での会議や打合せが多いと、営業職は本来の業務のための時間を奪われることになります。会議や打合せのために資料を作成する時間も必要です。形骸化した朝礼や夕礼、ルーティン化している会議も、営業職の労働時間を長くしている一因です。
こうした会議は緊急度が低く、重要度もさほど高くありません。生産性が高くない時間のために貴重な終業時間を使わねばならず、営業職の長時間労働に拍車がかかってしまうのです。
ノルマに追われる状況
営業は数字がすべてだとよく言われる通り、営業職にはノルマとも言うべき営業目標が設定され、給与に占めるインセンティブの割合が高い会社も少なくありません。評価対象の大部分を営業成績が占めれば、営業担当者同士が競争しながら成果を高められ、モチベーションを維持しやすいというメリットがあります。
一方で、数字を上げるためにがむしゃらに働くことが多くなり、業務時間を気にせずに仕事に取り組む営業担当者が現れるようになります。ノルマを達成していないと定時に帰りにくい雰囲気があるため、不本意な残業をする社員も出てきます。過度なノルマに比例して、必然的に労働時間が長くなる傾向が強いです。
2.時間効率よく営業活動で結果を出すポイント
労働時間が長くなりがちな営業職が労働時間内に業務を終えるためには、時間効率を上げる必要があります。この項目では、営業職が労働時間を短縮するためにすべきポイントを紹介します。
営業職の業務範囲の見直し
営業職の業務範囲を見直して、営業職がこなしている社内業務を減らせないか検討しましょう。営業職と顧客との商談機会が減ることは会社の利益の減少につながるため、避けるべきです。
営業職が本来の仕事である営業に専念できるよう、営業リストの作成やマーケティング担当者に、見積もりや請求書の作成、会議の資料作成などの事務業務を事務スタッフに依頼するなどして役割を分担し、業務効率化を図ることが重要です。
営業職と他部署のスタッフとの連携がうまく取れるようになるまで時間も手間もかかるかもしれませんが、一旦チームワークを構築してしまえば、以降、営業担当者がデスクワークに割く時間を短縮できます。
営業職と他部署のスタッフが作業を分担し連携しながら効率よく業務を進めて行ければ、営業職はこれまで以上に商談に集中できるため、質を高めながら仕事に取り組めます。
営業職が、営業以外の業務に割く時間を最小限にできれば、営業職の残業を減らすことはもちろん、業務の効率も質も向上でき、成果も自ずと上がっていきます。
オンライン商談の活用
オンラインで商談を実施すれば、顧客との商談を社内にいながら実施できます。客先で商談する場合、訪問先まで移動せねばならず、移動時間が必要です。事務作業をしようとしても、細切れになりがちな移動時間ではまとまった作業は難しいです。
オンラインで商談すれば、移動時間を削減し、その分の時間を有効に使えます。さらに、遠方で営業できなかった見込み客への営業活動について、移動コストを気にせずに行えるうえ、オンラインで済むのなら気軽に話を聞けると考える見込み客もいるため、新規案件獲得のチャンスが広がります。
オンラインでの商談は、録音・録画が可能です。残したデータを、社員の研修などに活用することもできます。
最近では、オンライン商談ツールを導入し、オンラインで商談を実施する会社も増えています。営業職の時間の有効活用はもちろん、新規の見込み客へのアプローチにも有効ですから、導入しない手はないでしょう。
多くの企業では、午前中に会議や報告をし、1日のスケジュールや流れを決めることがあると思います。
しかし、商談を控えている営業担当者とっては、午前中には準備することが山詰みです。
そのため、会議は必要な従業員のみで行うことも良いでしょう。
業務改善ITツールの導入
業務改善のひとつとして、業務改善ITツールを導入するのもおすすめです。次のようなツールを導入するのがおすすめです。
・スマートフォン、タブレット、ノートパソコン
・クラウドサービス
・グループウェア
・SFA/CRM
スマートフォン、タブレット、ノートパソコン
営業ツールとしてスマートフォンやタブレット、ノートパソコンを利用すれば、事務作業を進められます。他部署との業務連絡が多ければチャットツールを活用すればいいでしょう。上司への報告やタスク管理など、さまざまな面で業務効率化を図れます。
クラウドサービス
クラウドサービスを導入すれば、顧客リストや在庫管理はもちろん、書類へのアクセスが容易になるため、スキマ時間を活用して仕事を進められます。さらにグループウェアを利用すれば、社外にいても日程調整や情報共有が容易です。
SFA/CRM
SFA/CRMとは、営業支援システムと顧客管理システムのことを指します。こうしたツールを活用すれば、顧客管理、案件管理、営業職の行動管理、予実管理、レポート管理が容易にできます。基幹システムとして導入すれば、社外にいてもアクセスができ、営業業務の効率化を図れます。
時間を活用し、帰社前にやるべき仕事を終わらせられれば、残業を減らすことができます。場所にとらわれず柔軟に時間を使えるため、営業職が商談にかけられる時間を増やせるのです。
3.営業活動を効率的に行う具体的な方法
営業効率化のためにITツールを導入しても、具体的な方法を実践しなければ、真の効率化とは言えません。この項目では。営業活動を効率的に行うための具体的な方法を解説します。
タスクの優先順位
タスクの優先順位が明確になると、営業担当者はやらなければならない業務が明確になるため、業務に集中できます。タスクが多すぎて把握しきれずにいると、一体何から手を付けて良いのかわからず気ばかりが焦ってしまい、業務がスムーズにすすみません。
タスク管理によってタスクの優先順位が見えてくれば、期日に余裕がある多数を翌日に回すなど時間を有効活用できるようになるため、残業時間の削減につながります。
また、タスクの優先順位をチーム全体で共有しておくと、やらねばならない業務の優先順位をチームで共有できるため、手が空いてるスタッフができる業務を担うことができます。こうした取り組みによって、営業職が担う業務の範囲の見直しがしやすくなります。
管理職は、今誰がどの仕事に取り組んでいるのかを把握しやすく、スタッフ1人ひとりの業務量もわかりやすくなります。その結果、マネジメントコストの削減につながります。
営業の進捗情報を可視化
営業職の仕事の進捗を可視化することによって、報告作業の簡易化と目標管理をはじめとしたマネジメント業務がしやすくなります。
営業の進捗とは、リード発掘・獲得からアプローチ、商談、ニーズ把握、成約、アフターサポートという営業活動全体の流れのことを指します。これまでの営業活動は属人化しやすく、担当者が不在の際に顧客から問合せを受けても対応できない状況に陥りがちでした。
営業活動が可視化されチームで共有できるようになると、組織として効率的な営業活動ができるようになります。組織全体で営業の標準化・最適化が実現するため、成約や売上増といったKPI・KGIを効率的かつ効果的に達成でるようになります。
営業職の進捗情報の可視化に書かせないのが、SFAツールです。SFAは「Sales Force Automation」の略で、営業活動の自動化と支援を実行するためのシステムです。営業の進捗状況が可視化されると、報告作業の簡易化、目標管理などマネジメントのしやすさにも繋がり、残業時間の短縮につながります。レポートは社内で自動共有できるため、情報共有も容易です。
事務作業の自動化
前項で説明したSFAは、営業職の事務作業の自動化も可能です。業務の処理や確認事項のメール通知のほか、タスクの作成・管理、情報の登録・更新、承認プロセス、顧客のスコアリングなどをはじめとした営業業務を自動化できる機能を備えます。
スマートホンやタブレットを使用すればすぐに顧客情報や取引履歴など営業に必要な情報を確認できるため、客先訪問前の準備作業に割く時間を削減でき、効率的に営業活動を行えます。
営業職の業務効率化をいち早くスマートに進めたいなら、SFA/CRMツールの導入がおすすめです。
4.営業効率化におすすめのツール6選
Merが提供する「pipedrive」は、エストニア発のCRM/SFAツールです。リードや案件の管理、顧客とのやりとりの追跡、タスクの自動化、分析とレポート機能など、営業活動を支援する機能を搭載し、CRM/SFAの導入と活用にかかる導入コスト・学習コスト・運用コスト・カスタマイズコストを削減し、生産性を向上させます。
自動化による業務効率アップはpipedriveが得意な分野です。導入前は手作業で時間がかかっていた部分についてどの機能を使えばよいのか、pipelineが教えてくれます。繰り返しのタスクも、トリガーとアクションさえ設定すれば自動化できます。
リード獲得機能の充実もpipedriveの特徴です。pipedriveでは、同期した連絡先を元にリードを事前に審査し情報を引き出すため、アプローチ前の対策もバッチリです。商談前の資料作成にかかる時間の削減にもつながります。
リード管理、商談・顧客管理、行動管理まですべてカバーし、営業担当者が営業活動に割ける時間を増やします。
Senses
「Senses」は、ドラッグ&ドロップの直感的な操作で案件管理できるCRM/SFAツールです。Sensesの導入後15ヶ月での平均売上成長率は39％、営業の管理にかかる時間を30％削減するなどの実績があり、導入した企業のサービス利用継続率は98％を誇ります（2018年8月実績）。
取引先に関する情報を自動取得するため、業務効率化が図れます。過去の類似案件から受注までの正しいアクションを提案するため、アクションを忘れにくく、どのようなアクションを取れば良いのか悩む場面で役立ちます。
グループウェアはもちろん、既存のメールやカレンダー、名刺管理ツール、チャットツールとも連携でき、コミュニケーションをスピーディに獲れるのも魅力です。
Sales cloud
「Sales cloud」はSalesforceが提供するSFAです。非常に多機能で、基幹システムやMAとの連携も実現でき「こうしたい」と思いつくことのほとんどを解決できます。細かなカスタマイズが必要な企業に向いているルーツです。
カスタマイズ性が高い反面、多機能だからこそ運用にかなりのコストがかかります。導入に成功した企業の多くが社内にSales cloud専任の運用担当者を置いている点からも、導入企業の多くが大企業であることがわかります。
eセールスマネージャー
「eセールスマネージャー」は、ソフトブレーングループが提供する純国産のSFAです。案件管理、商談管理をはじめとした営業活動支援機能と、顧客に紐付いた履歴や情報の管理、申請や承認などのワークフローをサポートしています。
eセールスマネージャーは、シングルインプット・マルチアウトプットが可能です。通常なら案件や顧客の情報、スケジュールについてそれぞれ入力が必要ですが、いずれかの項目に一度入力すれば、紐付いたすべての項目に入力内容が反映されます。入力の負荷が少なく時間と手間を削減できます。
純国産のシステムですから日本企業の営業スタイルに特化しています。地図機能を使ってエリアを指定すればターゲットを見つけられ、人脈機能を使えば名刺の情報を元に関係する人の繋がりを把握できるため、営業ロスを防げます。
GeAlne
「GeAlne（ジーン）」は、アポイント獲得に特化したクラウド型の営業支援システムです。新規開拓営業でする単純作業を、RPA技術を用いて自動化し受注確度の高いキーマンとの商談獲得をサポートします。営業職は提案書や企画立案のような生産的な仕事に集中できるため、営業の質の底上げにも貢献します。
確度の高いアポイントの獲得を支援し、テレアポよりも効率的かつ見込みの高いアポイントを獲得できるよう、送信するメールの文章のA/Bテストや企業ごとのクリック計測を実施します。導入後には使い方はもちろん、営業文章の添削、効果の高い文章や送信タイミングを、カスタマーサクセスチームが提案します。
SATORI
「SATORI」は新規顧客開拓を自動化するツールです。Webサイト上のコンバージョンを促してリードの
購買意欲を高めるという方法で、自動的にアプローチします。メールアドレスのない匿名訪問者を正確に把握し、さまざまな方法でリードナーチャリングを実施しているため実現できます。
SATORIの機能は主に「知る」「分析する」「伝える」の3つです。サイト訪問者がどの広告をクリックしどのコンテンツを閲覧したかと、メールの開封状況を知ることができます。ユーザーの興味・確度と自社のマーケティングの成功パターンを分析し、セグメントごとのメール送信やディスプレイ広告の配信など、メール以外での接点を確保してリードの育成を実現します。
5.まとめ
営業職が営業活動に集中するには、業務効率化が必須です。そのためには、営業支援と顧客管理を同時に実現できるうえ、営業活動を可視化できるSFA/CRMの導入がおすすめです
Merが提供するpipedriveは、エストニア発のCRM/SFAツールです。世界中の95,000社が導入し、高い評価を得ています。カスタマイズ性が高く、zoomやSlack、G suiteをはじめとした150種類以上のアプリと連携でき、自社の用途合わせたカスタマイズが可能です。
「pipedrive」は、初期費用0円、年間払いの場合、月額1,500〜6,000円／1ユーザーで利用できます。14日間のフリートライアル期間を設けており、使いやすさを確認してから導入できます。ぜひお試しください。
