案件管理システムとは?メリットやおすすめツール、選び方を紹介

Pipedrive 2023年6月28日

営業担当者であれば、自社で持つ案件をどう管理したら良いか悩んだ経験のある人は多いはずです。

社内で管理すべき案件が増えてくると、エクセルや紙の案件管理表では情報を集約しきれなかったり、表自体の管理も煩雑になってしまったりと、案件表があることでかえって業務の手間が増えるという場面もあるでしょう。

本記事では案件管理システムを導入するメリットや案件管理に特化したおすすめのツール、案件管理システムの選び方などを紹介します。

もし、業務効率を高める案件管理システムの導入を検討しているなら、ぜひ参考にしてみてください。

案件管理とは?

案件管理とは、営業目標を達成するために商談の進捗状況や顧客情報を管理することをいいます。

案件に関する情報をチームで共有することにより、営業活動の俗人化や案件の取りこぼしを防ぎ、効率的に成果を挙げられるようになります。

この案件管理に特化したツールが「案件管理システム」と呼ばれるものです。

案件管理システムを導入するメリット

営業担当者が案件管理システムを導入することのメリットを詳しく解説します。

業務を効率化できる

案件管理システムには、スマホやノートPCからでも簡単にアクセスできます。そのため、外出先や移動中などのちょっとした空き時間にも案件の進捗状況・関連情報の確認をしたり情報の編集をしたりするといった案件管理業務ができます。

また、商談の進捗状況はシステムを通してリアルタイムで共有できるので、これまで都度作成していた営業報告書作成の手間も省けるでしょう。

案件の状況を見える化できる

案件管理システムはチーム全員で情報を共有し、いつ・誰が・どの案件を・どう処理したかまで確認できるので、顧客へのフォローが漏れたり対応が遅れたりといったミスの防止にも繋がります。

案件の進捗や対応状況、タスクの流れはシステムを通して一目で確認できますので、フェーズに応じてチームのメンバーやマネージャーが各担当者に適切な指示を出すことも可能になるでしょう。

全ての情報を紐付けられる

システムに登録されている会社名や住所、担当者の名前、連絡先など案件に関連した情報は全て紐づけて見ることができます。

エクセルや紙の案件管理表では、都度別のシートを参照して捜していたような情報も、案件管理システムなら一度に読み出すことができます。

また、顧客情報だけでなく商談の状況も登録できますので、進捗が滞っている案件について過去にどういったアプローチをしたかといった情報を確認することも容易になるでしょう。

分析しやすい

案件管理システムを使えば登録した情報をもとに、担当社員や商材、期間を絞って売上実績や売上見込みを算出したり、グラフ化したりすることが可能です。

案件数や売上、商談の回数といった数字は自動で集計されますので、担当者がわざわざ集計する手間もありません。

営業プロセスを分析することで社員の苦手分野を把握できれば、営業活動のフォローアップに役立てることもできるでしょう。

情報の更新・閲覧・共有が容易

各担当者がそれぞれ顧客を持っている場合、商談の進捗状況や顧客の情報について、社内で細かく情報共有されていないこともあるでしょう。

情報が正確に共有されていないために、引継ぎや担当者不在の場面でトラブルが起きてしまうといったケースも少なくないはずです。

案件管理システムを導入すれば、システムに登録されている情報を見るだけで担当者以外の人にも簡単に情報を共有できます。担当者不在時の応対の記録も残しておけますので、正確な引継ぎが可能になります。

案件管理におすすめのシステム9選

案件管理におすすめのシステムを、その特徴と合わせて紹介します。

Senses

業務の進捗状況をカードのような見た目の「案件ボード」で管理でき、現状を一目で把握しやすいUIが特徴のシステムです。

カードは進捗状況によって色が変わり、放置されている案件は赤く表示されるほか、案件の状況更新もドラッグ&ドロップで簡単にできるなど、直感的に判断や操作が可能な仕様となっています。

<利用料金>

  • 初期費用:0円
  • Starterプラン:月額27,500円~
  • Growthプラン:月額110,000円~
  • Enterpriseプラン:月額330,000円~

Knowledge Suite

CRM(顧客関係管理)・SFA(営業活動自動化)・グループウェアなどビジネスに欲しい機能が全て揃ったオールインワンツールです。このツール一つで業務に必要な機能は全て網羅していますが、担当者それぞれが必要な機能だけを選んで使用することも可能です。

スマホなどモバイル端末にも対応しており、ユーザー数は無制限、自社に合わせて機能をカスタマイズできるなど、使い勝手の良いツールと言えるでしょう。

<利用料金>

  • 初期費用:0円
  • グループウェア:月額10,000円
  • SFAスタンダード:月額50,000円
  • SFAプロフェッショナル:月額80,000円

Zoho CRM

CRM(顧客関係管理)・SFA(営業活動自動化)の機能を備えた案件管理ツールです。

文字の大きさや色、画面のレイアウト、項目のカスタマイズなどはドラッグ&ドロップで簡単に行えるため、自社で使いやすいUIに自由に変更できます。

また、システムに蓄積されたデータを分析しレポート化。営業目標の達成をアシストしてくれる機能も。

<利用料金>※1ユーザーにつき

  • 初期費用:0円
  • スタンダード:月額1,680円
  • プロフェッショナル:月額2,760円
  • エンタープライズ:月額4,800円
  • アルティメット:月額6,240円

Salesforce Sales Cloud

米国発の最もメジャーなCRM・SFAツールです。顧客への接触からクロージングまで、案件を一括管理でき、とにかく多機能・高機能なツールとして有名です。

基幹システムや他のさまざまツールとの連携、詳細なデータ分析・集計、レポートの出力など、企業が必要とする機能はほとんどが揃っています。

ただ、その多機能さやカスタマイズ性ゆえに、ツール設計・運用を専門とする担当者がいないと、使いこなすことは難しいと言われています。

<利用料金>※1ユーザーにつき

  • 初期費用:0円
  • Essentials:月額3,000円
  • Professional:月額9,000円
  • Enterprise:月額18,000円
  • Unlimited:月額36,000円

eセールスマネージャーRemix Cloud

手軽な操作感が特徴のツールです。

営業活動の活動内容を一度入力するだけで、顧客情報やスケジュール・商談リスト・予算管理表などの複数の項目に情報が一斉に反映される「シングルインプット・マルチアウトプット」方式を採用しており、項目作成や情報入力の手間を削減できます。

また、ツールの導入・稼働・定着まで、活用フォローやアドバイスを行ってくれるサポートサービスも用意されていますので、初めてツールを利用する会社でも安心です。

<利用料金>※1ユーザーにつき

  • 初期費用:0円
  • スケジュールシェア:月額3,000円
  • ナレッジシェア:月額6,000円
  • スタンダード:月額11,000円

JUST.SFA

自社に最適なデザインをノーコードで自在にカスタマイズできる営業支援システムです。新規開拓・ルートセールス・既存深耕など、営業スタイルを選ばず、どんな企業でも自社に合わせてカスタマイズし、柔軟に使えます。

外部システムやサービスとの連携も可能なため、既存のメールやチャットツール、顧客情報管理システムなどと連携して使うことも可能です。

<利用料金>

初期費用・利用料金:要問合せ

Sales Force Assistant

Sales Force Assistantは営業担当者ひとりひとりに営業活動をアシストする「AI秘書」を付けられるツールです。AIが自動で顧客や案件情報、商談の進捗や内容を分析し、クロージングのタイミングをアドバイスしたり、フォローが必要な商談についてマネージャーへ通知するなどの機能があります。

アプローチのタイミングや顧客フォローや接触の抜け・漏れを知らせてくれますので、大量の案件を抱えている忙しい営業担当者にピッタリのツールでしょう。

<利用料金>

  • 初期設定費用:50,000円
  • クラウド型サービス:月額3,500円(※1ユーザーあたり)

GENIEE SFA/CRM

GENIEE SFA/CRMは必要な項目や機能だけを厳選して提供しているツールです。

シンプルな管理画面が特徴で、直感的な操作でデータの編集・入力・分析ができるため、専任の担当者がいなくても導入が容易。導入後の定着率は99%を誇ります。

slack、Chatworkなどのビジネスチャットツールと連携できるほか、同社の提供するMAツール「MAJIN」との連携も可能です。

<利用料金>※10ユーザーあたり

  • 初期費用:0円
  • スタンダードプラン:月額29,800円
  • プロプラン:月額49,800円
  • エンタープライズプラン:月額98,000円

pipedrive

pipedriveは営業担当者が営業パーソン向けに開発したCRMツールで、これまでに世界179ヵ国10万社以上の導入実績があります。

セールスプロセスの可視化に強みがあり、pipedriveのシステムではタスク管理や過去の接触履歴、商談のキーマンなどの情報をまとめ、管理します。商談の実績をレポートとして出力することもできます。

GoogleやMicrosoftなどのグループウェアとの連携も可能なため、メールや電話、アポイント・商談のスケジュールなどを自動で同期。入力ミスや抜け・漏れを防ぎます。

<利用料金>※1ユーザーあたり

  • 初期費用:0円
  • Essential:月額1,700円
  • Advanced:月額3,400円
  • Professional:月額6,800円

案件管理システムの選び方

ここでは、自社で使う案件管理システムを選ぶときに注目すべきポイントを紹介します。

導入の目的に合っているか

各システムによって搭載されている機能や目的とすることは異なります。主な案件管理システムには大きく分けて、顧客管理に適したCRM(顧客関係管理)システム、SFA(営業活動自動化)システムの2つがあります。

前者は顧客の購買データやアンケート結果など顧客情報を一元管理し、顧客満足度向上を目指しているのに対し、後者は営業活動の進捗や理業資料の共有、売上管理といった営業活動向上を目的としています。

また、これ以外にもさまざまな業種・業態・業務内容に特化したシステムがあります。

これから自社にシステムを導入するのであれば、何のために案件管理システムを導入するのか?案件管理システムでどんな効果を得たいのかを明確にしてから選びましょう。

モバイルに対応できているか

導入を検討しているシステムがモバイルデバイスに対応しているかも確認しましょう。スマホ・タブレットなどのモバイル端末から情報の入力・編集・確認ができれば、空き時間や待ち時間での業務が捗ります。

商談前に顧客情報や商談の進捗状況をチェックしたり、帰社途中に営業報告書を作成したりすることも可能になるでしょう。

連携機能はあるか

社内で使用している既存ツールと連携できるものを選ぶと、業務をより迅速化できます。まあ、既存のシステムと併用できるものを選ぶことで、新規ツール導入のハードルもぐっと下がるでしょう。

名刺管理ツールやMicrosoft 365、Google Workspaceなどとも連携できれば、案件管理システムにデータを移し替える手間も省けてさらなる業務効率向上が期待できます。

システムのUIは使いやすいか?

多機能・高機能のシステムであっても、入力が煩雑であったり、使用方法が複雑だったりすれば担当者の業務負担が増えるばかりで、システムは職場に定着しません。

システムを使う社員のデジタルスキルが高くない職場なら、「誰でも扱える」「直感的に入力できる」システムを選ぶようにするとよいでしょう。

ただこの点は実際にシステムに触れてみなければ分からないため、導入前に無料トライアルやデモで確認するなどしておきましょう。

利用料金・相場を確認する

案件管理システムの利用に初期費用や月額利用料金がどの程度かかるかも事前に確認しておきましょう。

システムによっては、利用人数や契約するユーザー数によって課金される従量課金タイプもあるので、どの程度のコストがかかるのか見積もりを取ったり、事前に計算しておく必要があります。

案件管理システムは自社に合ったものを選ぶ

案件管理システムには、顧客情報管理に長けたもの、営業活動管理に特化したものなど、さまざまな種類のシステムがあります。

また、高機能・多機能で導入してしまえばそれ一つで完結できるシステムや、機能はシンプルで外部ツールとの連携に便利なシステムもあります。

もちろん、案件管理ツールには必要な機能が揃っていることも重要ですが、何よりも自社の目的に合ったもので、かつ現場の担当者が使いやすいものを選ぶことが大事です。

導入の際には機能や予算を比較し、必要であれば無料トライアルで使用感を確認してから導入を進めましょう。

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