案件やプロジェクトの管理に役立つのが案件管理アプリです。
案件管理アプリは案件管理システムやExcelなどと異なり、スマートフォンやタブレット端末でも操作ができます。
案件管理アプリを使えば、担当者は外出中・テレワーク中でも場所や時間を問わず、スムーズな案件管理が可能です。
本記事では案件管理アプリを使うメリットや案件管理アプリの使い方、おすすめの案件管理アプリを紹介します。
案件管理アプリの導入を検討している人や、案件管理アプリの選び方が分からないという人はぜひ本記事を参考にしてみてください。
案件管理アプリとは？
案件管理アプリとは、プロジェクトや案件に関するさまざまな情報を集約し、管理することのできるアプリのことを言います。
業務の進捗状況やタスク・工程の管理はもちろん、チーム間でのメッセージや情報共有ができるチャット・メッセンジャー機能なども備えています。
案件管理アプリは、「アプリ」と称しているとおり、iPhone・iPad・Androidなどスマートフォンやタブレット端末での操作を想定した設計になっています。
基本的な操作はスマホ・タブレットで行うため、その利用は出張や外回りで忙しい営業パーソンやテレワーク勤務を中心として働く人に向いています。
案件管理アプリを使うメリット
ここでは、案件管理アプリを使うメリットについて解説します。
プロジェクトの進捗状況を管理できる
案件管理アプリでは、カレンダーやガントチャートなどを使ってプロジェクトの進捗状況を簡単に管理することができます。
プロジェクトやタスクにかかる時間や期間を設定し、工程表と照らし合わせつつスケジュールを調整することもできるでしょう。
また、エクセルで案件管理を行う場合、顧客データ・進捗状況・タスクといった異なる情報はファイルごとに分散して保存しなくてはいけませんでしたが、案件管理アプリなら必要なデータをそのアプリ一つに集約してしまうことが可能です。
進捗管理が容易、データも参照しやすいため、業務をより効率的に進めることができます。
データの入力や共有が簡単
案件管理アプリでは、メッセージツールを介してメンバー間でのデータや情報共有が簡単です。同じアプリを複数人が同時に開いて同時編集・閲覧することもできます。
データの自動入力・集計機能が備わっているアプリもあるため、紙やエクセルなどで案件管理をしていたことに比べ、記録や入力にかかる手間も減るでしょう。
データの入力・共有が容易になることで、プロジェクトの進行や経営判断がスピーディーになるといったメリットも期待できます。
案件管理アプリの選び方
ここでは、案件管理アプリを選定する際のポイントを紹介します。
フリープランの有無・導入費用を確認
アプリによっては全ての機能を無料で利用できるもの、利用できる機能の範囲や期間が限定されているもの、完全有料のものなどがあります。
有料版であればほとんど全ての機能を制限なく使えますが、本格的に導入を進める前にまずは使用感を確認しておく必要があるでしょう。
初めて案件管理アプリを導入する会社なら、フリープランやトライアルからの利用がおすすめです。
もし運用に問題がなく有料版に移行したいという場合は、見積もりや導入費用の目安を計算しておきましょう。
クラウド型かインストール型か？提供形態を確認
案件管理アプリには、データをインターネット上に保存するクラウド型か、アプリを端末にダウンロードするインストール型の2つがあります。
クラウド型は社内外を問わず、どこからでも情報共有がしやすいですが、不正アクセスやハッキングといったセキュリティ上のリスクがあり、また、ネット環境のないところでは使用できないという難点も残ります。
対して、インストール型はセキュリティのリスクは低いですが、情報共有がしにくかったり、クラウド型に比べてバージョンアップやメンテナンスが遅れるといったデメリットが考えられるでしょう。
自社の利用シーンにどちらが適しているかは、業務の実情に照らして判断する必要があるでしょう。
使える機能を確認
導入を検討しているアプリにどんな機能が搭載されているかはよく確認しておきましょう。一般的な案件管理アプリに備わっている主な機能は以下の通りです。
- 進捗管理
- タスク管理
- 工数管理
- 情報共有（メッセージ）
多くの案件管理アプリには、上に挙げたような案件管理に必要な機能は一通り揃っています。とはいえ、各アプリによって操作感や得意なこと・不得意なことはそれぞれあるでしょう。
自社ではどのような目的でアプリを導入するのか、必要な機能は何か、不要な機能は何かをよく見極めて選ばなくてはいけません。
操作性や見やすさを確認
会社にはアプリの操作が得意な人ばかりではないはずです。
会社やチームの全員にアプリの利用を促したいのなら、誰でもすぐに使いこなせるアプリか、見やすく使いやすいUIになっているかといった点が重要です。
また、案件管理アプリには多機能・高機能なものが多く、全てを使いこなせれば便利なツールとなりますが、使用目的によってはかえってシンプルなツールの方が適していることもあるでしょう。
本格導入にあたっては、操作性・見やすさ・使いやすさをトライアルやデモ利用で確認しておきましょう。
対応言語を確認
案件管理アプリは海外企業が開発しているものも多くあります。
たとえどんなに素晴らしい機能が揃っていても日本語に対応していなかったり、中には、一見日本語対応しているようでいて、よく見ると文章が不自然だったりするものもあります。
また、日本語で操作できてもサポートは英語のみに限られている場合もあるでしょう。
案件管理アプリは毎日の業務で使うものですから、できるだけ利用時にストレスのない仕様のものを選ぶべきです。
長く使ってアプリ利用を定着させたいと考えているなら、日本製のアプリの導入がおすすめです。
おすすめの案件管理アプリ9つ
ここでは、おすすめの案件管理アプリについて、その特徴や価格を紹介します。
Trello
Trelloはチーム間での案件管理に適したツールです。タスクや業務進捗はボード・リスト・カード形式で表示されるため、案件全体の進捗やチームの動きを一目で確認できます。
リストやカードの入れ替えはドラッグ＆ドロップでできるなど直感的な操作が可能。複数のメンバーの作業をリアルタイムで確認できるため、在宅・出勤勤務など勤務形態の異なるメンバーが関わる案件管理に適しています。
＜利用料金＞（※1ユーザーあたり）
- FREE：0円
- STANDARD：月額＄5
- PREMIUM：月額＄10
- ENTERPRISE：月額＄17.5
Backlog
Backlogはタスク・プロジェクトの管理に特化したクラウド型アプリです。
ガントチャートやカンバンボード機能で、プロジェクトの進捗やタスクの処理状況を見える化し、案件全体がどこまで進行しているかを簡単に把握することができます。
また、Backlogは直感的な操作が可能なUIで見た目もシンプル。アプリの操作が苦手という人でも触れやすいデザインになっています。
＜利用料金＞（※1ユーザーあたり）
- スターター：月額2,970円
- スタンダード：月額17,600円
- プレミアム：月額29,700円
- プラチナ：月額82,500円
Wrike
Wrikeはクラウド型のタスク管理アプリです。ひとつのプロジェクトに必要なタスクをダッシュボードで一括管理できるほか、チーム全体または担当者別のタスク処理状況を確認できます。
また、どの業務のどの工程にどれくらいの時間がかかったか、工数管理レポートを出力する機能も備えていますので、更なる業務効率化を目指す会社にはぴったりのアプリと言えるでしょう。
＜利用料金＞（※1ユーザーあたり）
- Free：0円
- Team：月額＄9.8
- Business：月額＄24.8
- Enterprise：（要問合せ）
- Pinnacle：（要問合せ）
Stock
Stockはチームでの情報共有に特化したアプリです。チャットツールのやり取りでは流れてしまいやすいテキスト・画像情報やメッセージ・タスクといった残しておきたい情報を「ノート機能」で簡単にストックできます。
ノートには、ドラッグ＆ドロップで情報を移せるほか、スマホやタブレットで撮影した写真も保存しておけます。とにかくシンプルに情報共有をしたいという会社におすすめのアプリです。
＜利用料金＞
- フリープラン：0円
- ビジネス5（5人以下のチーム利用）：月額2,980円
- ビジネス10（10人以下のチーム利用）：月額4,480円
- ビジネス20（20人以下のチーム利用）：月額7,480円
- ビジネス30（30人以下のチーム利用）：月額12,400円
Redmine
Redmineはオープンソースのプロジェクト管理アプリです。
ガントチャートや「チケット」と呼ばれるタスク管理機能、メモ作成など基本的な機能は網羅しており、そのまま利用することもできますが、コードを書き換えて自社の業務や利用の用途に合わせて独自にカスタマイズすることも可能です。
機能は全て無料で使えますが、ある程度カスタマイズして使うなら、エンジニアなどプログラミングのスキルを持つ担当者が必要でしょう。
＜利用料金＞
- 無料
jooto
jootoはカンバン方式でタスクやプロジェクトの管理ができるアプリです。
タスクはカード形式で表示され、ドラッグ＆ドロップで移動できるほか、プロジェクトのステータスや担当者、優先度などを視覚的に分かりやすく表示してくれます。
コミュニケーション機能においては、タスク内のメンバーに限定してメッセージが送れるなどタスクごとの管理もできますが、部署やチームを跨いでプロジェクトの進行が確認できるプロジェクト横断管理機能も備えています。
＜利用料金＞（※1ユーザーあたり）
- 無料プラン：0円
- スタンダードプラン：月額417円
- エンタープライズプラン：月額980円
- タスクDXプラン：（要問合せ）
クラウドログ
クラウドログはチームやプロジェクト全体の工数管理に特化したアプリです。どの業務にどれくらいの工数がかかったかをドラッグ＆ドロップで簡単に入力でき、入力した情報はガントチャートと連携させて、実績や進捗率を確認することができます。
また、工数はGoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどの外部カレンダーからデータを同期して自動で登録していくこともできます。工数管理の手間を減らしたいと考えているチームにうってつけのアプリです。
＜利用料金＞
- （要問合せ）
Asana
Asanaはチームでのタスク管理に適したアプリです。
かんばんボード、リスト、タイムライン（ガントチャート）などの形式でタスクを管理できるほか、プロジェクトの進捗確認ができるポートフォリオ機能やメンバーごとの仕事量を把握できるワークロード機能などを備えています。
Microsoft TeamsやGoogle Workspaceを始めとした連携先が多く、特にIT企業やエンジニア向けの連携ツールが充実しています。
＜利用料金＞（※1ユーザーあたり）
- Basic：0円
- Premium：月額1,200円
- Business：月額2,700円
Brabio!
Brabio!はガントチャートの作成に強みを持つアプリです。ドラッグ＆ドロップで初心者でも簡単にガントチャートが作れ、進捗管理・進捗率の入力も簡単です。
また、チームメンバーの空き状況や繁忙度合いについて、複数のプロジェクトを横断して確認できる「担当者状況確認ビュー」機能も搭載。
シンプルな操作感で工程管理やスケジュール表の作成をしたいという会社に向いています。
＜利用料金＞
- 無料プラン（5ユーザーまで）：0円
- エントリープラン・・・プラン10～50（10～50ユーザーまで）：月額3,300円～16,500円
- ミッドレンジプラン・・・プラン100～300（100～300ユーザーまで）：月額33,000円～99,000円
- エンタープライズプラン：（要問合せ）
案件管理にはスマホやタブレットからでも進捗をチェックできるアプリがおすすめ
昨今はリモートワーク・テレワーク・パラレルワークなど、急速に働き方の多様化が進んでいます。
業務に用いるツールにも場所や時間を選ばずに使える機能や仕様が求められており、スマホ・タブレットで利用できる案件管理アプリはその筆頭と言えるでしょう。
さまざまな会社から、多様な特徴や機能を持ったアプリがリリースされており、どれを利用したらよいか迷っている企業も多いはずです。
もし、初めて案件管理アプリを導入するのなら、本記事で紹介した選び方を参考にしてみてください。
また、導入したいアプリを絞り込めたら、本格導入前に見積もりを取る、トライアル利用をするなどしてコストや操作感を確認しておくことも重要です。
自社の業務や用途に合うアプリを見つけて、ぜひ効率的な案件管理に役立ててみてください。
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