営業日報を活用してPDCAを回す方法とは？成約に繋がる使い方を紹介

2022年2月27日

営業日報をその日のふり返りと上司と部下のコミュニケーションツールとして使っていませんか？実は営業日報は、使い方によっては営業担当者の成長と成約率の向上に大きな効果を発揮します。

この記事では、営業日報の意味と営業の効率化につなげる使い方について紹介します。

1. 営業日報とは

営業日報とは、日々の営業活動を記録し、マネージャーや上司に報告するために記載します。営業日報を記載する目的は営業チーム全体で情報共有し、現状の課題を明確化し、課題の対策方法を検討するためです。営業担当者個人にとっては、日々の記録を残すことで振り返りができ、自らの成長にもつながります。

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2. 営業日報を記録に残す意味とは

営業日報は、営業担当者と上司のそれぞれに、記入する目的があります。上司にとっては、部下の稼働管理や営業部全体の動向を把握し営業戦略に活かすなど、チーム全体の動きを俯瞰するという目的があります。

営業担当者にとっては、1日の稼働を記録に残し、目標達成に向けて最適な行動が取れているかふり返り、翌日・翌週・翌月の行動計画に反映できます。

この項目では、営業日報に記入する意味について、営業活動の問題点の把握と営業効率化の2つの視点でより詳しく解説していきます。

営業活動の問題点の把握

その日の営業活動を記録することで、営業担当者が自分自身の課題と具体的な解決策を見つけることに繋がります。

失注の場合にはその原因を探ります。提案がニーズとマッチしていなかった、押しが足りなかった、見積もりが予算をオーバーしていたなど、不成約に至るまでにさまざまな原因が見つかるはずです。もちろん、成約できた場合でも、もっとこうしておけば…というクリアすべき課題が見つかるかもしれません。難しい商談を経ての受注なら、新たなノウハウとして蓄積できます。

見つけた課題と反省点や解決策を営業日報に記載すれば、上司からアドバイスや意見をもらえます。上司にとっては部下の課題がチームをより強くするのに役立つうえ、新入社員の人材育成のヒントにもなります。成功事例やノウハウの蓄積は、業務の属人化を防ぐことにもつながります。

営業の効率化に繋げる

日報の記載は、営業業務の効率化に繋がります。日報のメリットは次の通りです。

・PDCAサイクルを回すためのツールにできる

・アウトプット能力が高くなる

・情報共有ツールとして活用できる

・上司へ自分の成果をアピールするツールになる

PDCAサイクルを回すためのツールにできる

目標を達成するためには、日々PDCAサイクルを回す必要があります。目標達成に必要な要素を分析・計画し、次にすべき行動を明確にします。実際の行動を振り返って分析し、さらなる計画を立てるといった一連のPDCAサイクルを回し、着実に達成に近づいていきます。

日報の記載は、一日の振り返りに有効です。課題もクリアになり、翌日も良いスタートを切れるはずです。

アウトプット能力が高くなる

日報を作成する意味と書くべきポイントを理解していると、必要なことを端的に報告できるようになります。現状を自分の言葉で説明できるようになっていきます。

特に社会人としての経験が浅い新人の場合、日報作成によって上司との「報連相」が身に付き、営業として求められる基礎能力を高められるでしょう。

情報共有ツールとして活用できる

営業日報には、業務の中で得た知見や情報も書き出すのがおすすめです。あなたの成功体験や失敗、気付きが、チーム全体のスキルの底上げに役立ちます。

上司へ自分の成果をアピールするツールになる

日々の稼働や気づきを上司に報告する営業日報は、自分の成果をアピールするツールという見方もできます。

もちろん、日報を通じて、相談したいことや疑問に思うことを伝え、上司からフィードバックをもらうこともできます。商談のためすれ違いがちな上司とのコミュニケーションも、日報というツールで深められます。

3. 営業日報に記載する内容

営業日報には、営業担当者の1日の業務内容を記録します。営業担当者は、成約に関わる数値で評価されることが多いため、プロセスに目が向きにくいです。とはいえ、次の商談フェーズに進む際に生まれる課題や相談を日報に記載することで、上司はサポートしやすく、営業担当者それぞれの変化にいち早く気づけます。

こうしたことを踏まえ、営業活動に本当に役立つ営業日報に記載すべき内容について、解説します。

月、週の目標から逆算した本日の目標

一般的に営業日報は、1日の終わりに書くことがほとんどです。しかし、成果をあげるために営業日報を書くのなら、その日の始業時間に目標を書くのがおすすめです。前日に目標を決めているなら、その日の朝、掲げた目標や達成のためにすべきタスクの優先順位が適切か、再確認します。

朝、日報に記載する目標の例は次の通りです。

・新規開拓の飛び込み営業を30件、メール送信を20件行う

・A社の来期のパンフレット制作についてヒアリング

・B者のクレームの件に関して担当者に電話を入れる

このように、朝一番に目標を意識しておくとテキパキと行動できます。クレーム対応のような気が進まない業務も先送りせずに行動に移せます。

本日の業務実績（アポ数、成約数値）

業務を終えたら、その日1日の中で行なった業務の実績を時間軸に沿って営業日報に記入します。

業務内容と所要時間、新規開拓営業活動であれば電話をかけた件数、飛び込み営業の有無、目標に対する達成率などについて、事実ベースで数字を記入します。商談をした場合には、日時や担当者、打ち合わせ内容、商談中の気づきについて、詳細に記載します。

振り返り

始業時に確認した目標と1日の実績を照らし合わせて振り返ります。箇条書きにしておくとひと目でわかるので、おすすめです。事実と思いや感想は区別して書くといいでしょう。

明日の目標設定

次に、明日の目標を設定します。今日の目標に無理があって実行しきれなかった場合は、やや控えめに、逆に用意に達成できた場合には少しハードルを上げて設定するなど、調整しましょう。

記入例）

今日の飛び込み営業30件は達成できた

→担当者とほぼ会えず名刺交換できたのはわずか1件

→須田町界隈は古い中規模のオフィスビルが多く飛び込み営業しやすい

→会えないと意味がないので明日の目標は名刺交換の数にする

明日の目標：

・飛び込み営業40件

→そのうち担当者との名刺交換数5件

このように記入すると、営業日報の中でPDCAを回すことができます。

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4. 日報を簡単に作成して共有できるチャットツール

Slack

ビジネス向けのチャットツールであるSlackは、インターネットに接続できる環境ならすぐに利用できます。PCのほかスマートフォンやタブレットから場所を選ばずに利用できます。

Slackが備えている主な機能は以下の通りです。

・チャンネル機能

・チャット機能

・通知機能

・ファイル共有機能

・メッセージ編集機能

・検索機能

・ビデオ通話機能

・リマインド機能

・ステータス機能

・ワークフロービルダー　など

プロジェクトチームや部署ごとにチャンネルを設定して利用できるほか、1対1で会話できるダイレクトメッセージ機能もあります。使っているツールをSlackと連携すると、指定した相手に通知がいくので、日報の共有がスマートかつスピーディに実現します。

Chatwork

Chatworkは、業務の効率を目的としたコミュニケーションツールです。メールとタスク管理は別々のツールを使うのが基本ですが、Chatworkを導入すれば、Chatwork上で完結できます。

Chatworkではタスク管理機能があります。誰がどのタスクをいつまでにやらないといけないのか、タスクを全員で共有できます。

日報記載後、見て欲しい人に向けてタスクとして通知すれば、確認漏れを防げます。タスクはChatwork上の一覧で管理でき、「すべて」「機嫌切れ」「本日」「一週間以内」「機嫌なし」と期限ごとに確認できます。

LINE WORKS

LINE WORKSは、組織やチーム運営に使用するグループウェアです。

LINE WORKSでは、グループ（ノート、フォルダ等）、アンケート、ホーム（掲示板）などの機能を使い、日報や業務連絡をチームのメンバーと共有できます。

チームのメンバー全員でタイムリーに報告内容を共有する場合、グループ内のノート機能を使用します。掲示板形式でドキュメントを作成でき、日報や売上報告など報告業務に利用できます。ノートには8種類のテンプレートがあり、中でも「業務日報」「業務週報」「売上報告」のテンプレートは、営業日報に最適です。

5.営業活動で効率よく成果を出すならLeadPool

Merが提供するLeadPoolは、新規顧客へのアプローチに最適なITツールです。LeadPoolは、ターゲティングからアポ獲得までの流れを支援するリードジェネレーションツールです。最先端テクノロジーを用いて情報収集や分析、統合技術を行い、新たな顧客開拓方法を提供します。

カンバン方式で案件管理ができ、分析ダッシュボードでPDCAを回しやすい機能を実装しています。

この項目では、営業チームがLeadPoolを利用する紹介します。

企業属性×人物ペルソナによるターゲティング
LeadPoolは、所在地や経験年数、事業部、役職、業種などを指定すると、指定条件に基づくキーパーソンリストを生成します。例えば「医薬品メーカーで従業員数が200名以上の東京の会社」かつ「製造部の部長」といったような企業属性 × 人物ペルソナでターゲットリストを作成できるうえ、顧客管理および営業支援ツールであるpipedriveと連携できるため、新規顧客へのアプローチから商談成立後のアフターフォローまで対応できます。

キーパーソンへの1on1アプローチ

LeadPoolでは、キーパーソンへのアプローチが可能です。LeadPoolが作成したターゲットリストを元にパーソナライズしたメッセージを送信してアプローチします。独自のフィルター機能やラベリングを活用すれば、より効率のいいメッセージ管理が可能です。

LeadPoolによって新たなコネクションを生み出し、キーパーソンに向けた効果の高いアプローチを実現します。ターゲットにマッチしたリストを元に営業活動を行えるため、朝立てる目標を実現しやすくなるはずです。

営業ITツールとのデータ連携

LeadPoolは、Merが提供するCRM／SFAツールであるpipedriveとのデータ連係が可能です。pipedriveは、リードや案件の管理、顧客とのやりとりの追跡、タスクの自動化、分析とレポート機能など、営業活動を支援するための機能を数多く搭載しています。

pipedriveは、商談の進み具合や商談結果を可視化でき、データを整理して管理しやすいため、失注の削減につながります。モバイルアプリもあり、タスクのチェックや案件確認、更新などの必要な操作をどこにいても行えます。また、メールやカレンダーなど、今使っているグループウェアと双方向同期できるため、入力の負担を軽減できます。上司との営業日報の共有もスムーズです。

pipedriveには4プランあります。どのプランも初期費用0円、年間払いの場合、月額1,500〜6,000円／1ユーザーで利用できます。14日間のフリートライアル期間を設けており、使いやすさを確認してから導入できます。