CRMと名刺管理ツールの違いは?機能やおすすめツールも紹介

Pipedrive 2023年10月29日

企業で顧客情報を管理するツールとしてよく挙げられるのがCRM(顧客管理システム)と名刺管理ツールです。

エクセルや紙台帳などで顧客情報を管理している企業においては、そろそろツールの導入を検討しているところもあるでしょう。

本記事ではCRMと名刺管理ツールの違いやそれぞれの機能メリットデメリット、CRMと連携できる名刺管理ツールについて紹介します。

CRMと名刺管理ツールのどちらを導入すべきか迷っている営業担当者の方はぜひ参考にしてみてください。

CRMと名刺管理ツールの違い

CRMと名刺管理ツールはどちらも同じく顧客情報を管理する機能を備えています。

ではCRMと名刺管理はどのような点が異なるのでしょうか?2つのツールの違いについて解説します。

ツールの目的が異なる

CRMとはCustomerRelationshipManagementの略で、顧客の情報を一元管理できるツールです。

CRMは収集した情報をもとに、顧客からの要求や問い合わせ・ニーズへ迅速に応えることで顧客との信頼関係を構築できるほか、顧客満足度を向上させ、売り上げや利益のアップに繋げることを目的としています。

対して、名刺管理ツールは名刺に記載された顧客情報を取り込み・共有でき、円滑な営業活動を支援するツールです。名刺管理ツールを使えば、これまで営業担当者個人で管理していた名刺の情報を部署や社内全体で共有することができ、営業活動の可視化・効率化を実現できます。

管理するデータが異なる

CRMで管理する顧客のデータは個人なら氏名・年齢・住所、法人なら企業名などの基本情報のほか、購買履歴や商談の進捗状況・売上見込みなど、顧客に関する情報だけでなく顧客の購買行動に関するあらゆる情報です。

対して、名刺管理ツールで管理する顧客データは、基本的に企業名・部署名・連絡先・担当者名など名刺に記載されている情報がメインとなります。

CRMの機能は?

CRMの機能にはどんなものがあるのでしょうか?ここではCRMの機能について詳しく解説します。

顧客情報の管理

先に挙げたように、CRMには顧客情報を管理する機能が備わっています。

顧客の氏名・年齢・住所・メールアドレス・属性・家族構成・趣味・趣向、(法人なら)企業名といった基本的な顧客プロフィールに加えて、購買履歴や商談の進捗状況など顧客の購買行動も管理できます。

また、顧客に関する情報だけではなく問い合わせや対応履歴など、自社と顧客とのコミュニケーション履歴も記録しておくことができます。

顧客情報の分析

CRMでは顧客の基本情報や購買行動の記録、自社とのコミュニケーション履歴など顧客に関するあらゆる情報を管理しています。

CRMにはこうした有益なデータをもとに、顧客の購買傾向や最適なアプローチ時期などを分析する顧客分析機能を搭載しています。

自社の優良顧客を分析することで新規顧客開拓のヒントを掴めたり、既存顧客の売上向上につなげたりすることができます

マーケティング活動支援

CRMツールには顧客情報を管理分析するだけでなく、顧客へメールを一括送信したり広告を自動配信したりするといったマーケティングに役立つ機能が搭載されています。

顧客データをもとに顧客の状況や属性・購買頻度・購買金額など、様々な条件でターゲットを絞り、特定の顧客に対してキャンペーンを打つといった施策も可能です。

新製品や新サービスのお知らせはもちろん、特定の既存顧客へのアフターフォローにも活用できます。

営業活動支援

営業活動支援機能とは、顧客の購入履歴などの取引実績や現在進んでいる顧客との商談案件の進捗状況が見られるものです。

自社と顧客とのコミュニケーションに関する記録はもちろん、営業担当者の日報やスケジュールタスク管理機能なども搭載されており、営業活動の効率化が実現できます。

CRMで管理している顧客情報と営業活動支援機能を合わせて使うことで、見込み客の管理や新規顧客獲得にも役立つでしょう。

カスタマーサポート機能

CRMには顧客からの問い合わせやクレーム内容などをデータとして蓄積できるカスタマーサポート機能も搭載されています。

顧客に関する過去の対応履歴や購買履歴などをCRMで照らし合わせてカスタマーサポートに活かすことで、顧客それぞれに合わせたきめ細やかな対応が可能になります。

CRMのメリット・デメリットは?

CRMのメリット・デメリットは以下に挙げる通りです

メリット

CRMには以下のようなメリットがあります。

  • 顧客情報を一元管理し、情報を資産として管理できる
  • 営業活動の可視化・効率化に役立つ
  • 顧客満足度アップを目指せる

CRMで顧客情報を一元管理し、営業活動やマーケティング活動に活用することで顧客満足度の向上が目指せます。また蓄積した情報は自社の資産ともなるでしょう。

デメリット

CRMには以下のようなデメリットがあります。

  • 導入・運用コストがかかる
  • 費用対効果が見えにくい
  • 顧客情報を活用しきれない恐れ

CRMの導入に当たっては導入費用や月額使用料などのコストがかかります。運用してすぐ、目に見えるような成果が上がるわけではないため、ツールの運用が定着しない企業もしばしば見られます。

名刺管理ツールの機能は?

名刺管理ツールの機能にはどんなものがあるのでしょうか?ここでは名刺管理ツールの機能について詳しく解説します。

名刺情報をスキャン・データ化

名刺管理ツールの基本機能は、名刺に記載された情報をスキャンし、デジタルデータ化するものです。

手書きや紙に印刷された名刺の文字をカメラなどでスキャンし、OCR機能でデータに変換します。この機能によって名刺に記載された情報を正確かつ、スピーディーに取り込むことができます。

情報管理機能

名刺管理ツールなら、部署の異動や昇進などで名刺の肩書き等が変更した場合でも、同一と思われる人物の情報を自動的に抽出し、情報を統合・更新してくれます。

紙の名刺では、異動や昇進などのために同一人物の名刺がどんどん溜まっていき混乱してしまいますが、名刺管理ツールを使えばそうした手間や悩みはなくなるでしょう。

マルチデバイスに対応

名刺管理ツールの多くがマルチデバイスに対応しています。

パソコンはもちろんタブレット・スマートフォンのカメラで名刺をスキャンできることはもちろん、ツールに登録した顧客情報を外出先からスマートフォンで確認することも可能です。

情報検索機能

名刺を紙ベースで管理していると、どんどん名刺がカードケースに溜まっていき、目的の名刺を探し当てるまでに時間がかかってしまいます。

こまめに整理ができる人でなければ、名刺を紛失してしまう恐れもあるでしょう。名刺管理ツールなら、検索機能を利用して会社名や担当者名ですぐに名刺情報を探り寄せることができます。

名刺管理ツールのメリット・デメリット

名刺管理ツールのメリット・デメリットは以下に挙げる通りです

メリット

名刺管理ツールには以下のようなメリットがあります。

  • 名刺管理の効率化
  • 取引先などの社内情報共有が容易(引継ぎに役立つ)
  • 外出先でも情報確認が可能

最大のメリットは名刺の管理を効率化できることです。また、名刺をデータで一括管理することで部署や社内での情報共有もしやすくなるでしょう。管理している名刺データは外出先でも閲覧できます。

デメリット

名刺管理ツールには以下のようなデメリットがあります。

  • 名刺のデータ化が手間
  • 商談管理と連携できない場合も
  • ツールの使用コストがかかる

名刺管理ツールを使い慣れてない人にとっては名刺のデータ化は手間と感じてしまうでしょう。名刺管理ツールの種類によっては導入や使用に費用がかかる場合があります。

また、名刺データだけを集めても他の商談管理ツール等と連携できず、情報を上手に活かせないという恐れもあります。

名刺管理ツールはCRMと連携できるものを選ぶと良い

名刺管理ツールはCRMと連携できるものがおすすめです。名刺管理ツールを使えば、CRMに顧客情報を追加する際も名刺をスキャンするだけで済むためとてもスピーディーです。

また、名刺情報は部署や社内で共有でき、異動や昇進があった場合も名刺をスキャンしデータを取り込むだけで情報を統合・更新してくれます。CRMと連携できる名刺管理ツールを選ぶことで、営業活動のさらなる効率化が狙えます。

CRMと連携できる名刺管理ツール3選

CRMと連携できる便利な名刺管理ツールを3つ紹介します。

Sansan

Sansanは法人向けの名刺管理サービス市場で8割を超えるシェアを獲得している名刺管理ツールです。

業界・業種を問わず、中小企業から数万人規模の大企業まで8,000社以上の導入実績を持ちます。名刺のスキャンには専用スキャナのほか、スマートフォンのアプリも利用できます。

<主な機能>

  • 名刺管理(スキャン・データ化・検索など)
  • 顧客との接触・接点の管理(メール・電話・面会の履歴など)
  • マーケティング機能(メール配信・DM送付など)

<費用>

※要問合せ

メイシー

メイシーは業界最安値の名刺管理サービスです。たまった名刺を送ると、そのデータをスタッフが人力でデータ化してくれます。

顧客情報は会社住所・HP・株価等の情報と紐づけて閲覧できます。メイシー契約者なら、アプリ版メイシーを利用料無料で使えてお得です。

<主な機能>

  • 名刺管理・整理機能
  • 名刺情報利用機能(名刺住所の地図表示・HP表示など)
  • メール送信・リスト作成機能

<費用>

基本プラン:月額利用料 2,178円

SmartVisca

SmartViscaはSalesforceとの連携に適した名刺管理ツールです。紙名刺はもちろんオンラインの名刺など、あらゆる顧客データを登録できます。

同社のユーザー満足度調査では「名刺のデジタル化のスピード」「名刺のデジタル化の精度」のどちらも共に約8割が満足していると回答しています。

<主な機能>

  • 名刺のスキャン・データ化(英語にも対応)
  • オンライン名刺交換
  • Salesforce連携

<費用>

  • 初期費用:0円
  • 月額費用:1,300円(※1ID当たり)

CRMと名刺管理ツールの機能の違いを踏まえてツール導入を検討しよう

CRMと名刺管理ツールは顧客情報を管理できるツールという点では共通していますが、ツールが目的としているものや、顧客情報管理以外の機能、メリット・デメリットはそれぞれ異なります。

自社が必要とするツールはどちらなのか、ツール導入の目的に照らして検討してみましょう。

もし、営業活動の効率化を目指しているなら、CRMツール「Pipedrive」の利用もおすすめです。顧客情報管理機能はもちろん、顧客の分類・セグメント化や、営業活動の進捗管理・進捗共有機能など、営業パーソンに嬉しい機能が揃っています。

導入サポートもあるため、ツール利用が初めてという会社でも安心です。

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